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Registro IVA, guida completa: normativa, tipologie, compilazione e conservazione
Tutti i titolari di P.IVA sanno che il registro IVA è un documento obbligatorio per Legge. Ma a cosa serve? È indispensabile non solo per monitorare tutti i movimenti dell’attività, bensì soprattutto per calcolare la liquidazione periodica dell’IVA al termine del periodo fiscale.
Cos’è un registro IVA?
Il Registro IVA è un documento che riassume tutte le transazioni e le operazioni soggette a normativa IVA (sia attive che passive) di un’attività o di un professionista. La compilazione e la conservazione di questo documento è obbligatoria per Legge per ogni titolare di P.IVA.
Ai sensi del D.P.R. n. 633/72, esistono tre diverse tipologie di registri IVA obbligatori per Legge. In altre parole, ogni soggetto IVA è tenuto a compilare e conservare i seguenti documenti:
- Registro IVA fatture emesse o vendite, che prevede l’annotazione in ordine cronologico di tutte le fatture emesse dall’attività;
- Registro IVA acquisti, che prevedere l’annotazione in ordine cronologico di tutte le fatture e bollette doganali relative ai beni o servizi acquistati dall’attività;
- Registro IVA corrispettivi, che può sostituire il registro fatture emesse in caso di attività di vendita al dettaglio o simili.
Scopriamo insieme cosa contengono i tre documenti obbligatori, come si compilano, come devono essere conservati e quali sono le ultime novità in merito al legame tra registri IVA e fatturazione elettronica.
Registro IVA vendite o fatture emesse: cos’è e come si compila
Il registro IVA delle vendite è regolato dall’Art. 23 del D.P.R. n. 633/72. In questo documento vanno annotate tutte le operazioni per le quali è stata emessa fattura da parte del contribuente.
Per ogni fattura documentata, è necessario annotare:
- Numero progressivo;
- Data di emissione;
- Generalità del cliente o della società del committente del servizio (in caso di autofatture quelle del cedente o prestatore);
- Ammontare imponibile dell’operazione e ammontare dell’imposta relativa;
- IVA secondo l’aliquota applicabile, e, in mancanza, la relativa norma di inapplicabilità.
Il registro delle fatture emesse è obbligatorio per tutti i soggetti IVA, fatta eccezione per i seguenti soggetti:
- Tutti i soggetti esenti dall’obbligo di tenere contabilità, come per esempio i contribuenti in regime forfettario;
- Soggetti che effettuano esclusivamente operazioni esenti IVA, qualora optino per l’esonero dagli adempimenti;
- Commercianti al minuto o assimilati che effettuano la registrazione delle proprie operazioni nel registro dei corrispettivi IVA.
Qual è il termine di registrazione delle fatture emesse? A tal proposito, l’Art. 12 del D.L. 119/18 ha apportato una modifica all’Art. 23 del D.P.R. n. 633/72, testo di riferimento per il registro IVA delle fatture emesse. Infatti, se in precedenza il titolare IVA era tenuto a registrare l’operazione 15 giorni dopo l’emissione della fattura, ora è tenuto a farlo entro il giorno 15 del mese successivo a quello dello svolgimento dell’operazione.
Registro IVA acquisti: cos’è e come si compila
Il registro IVA degli acquisti è regolato dall’Art. 25 del D.P.R. n. 633/72. In questo documento vanno riportate tutte le fatture, le autofatture e le bollette doganali relative a beni e servizi acquistati dall’attività. In precedenza, le fatture andavano necessariamente annotate nel registro in ordine cronologico, oggi, grazie all’Art. 13 del D.L. n. 119/18, è stato abolito l’obbligo di numerazione progressiva.
Per ogni documento registrato, è necessario indicare:
- Data della fattura o della bolletta doganale;
- Generalità del fornitore del bene/servizio (in caso di bolletta doganale deve essere indicata anche la dogana di ingresso);
- Ammontare dell’operazione, distinguendo gli importi imponibili, non imponibili ed esenti;
- IVA secondo l’aliquota applicabile, e, in mancanza, la relativa norma di inapplicabilità.
Qual è il termine di registrazione delle fatture d’acquisto per poter esercitare il diritto alla detrazione dell’IVA? La registrazione deve avvenire prima della liquidazione periodica o dichiarazione annuale dell’attività, nella quale è esercitato il diritto alla detrazione dell’imposta. In altre parole, l’imprenditore, dopo aver ricevuto la fattura d’acquisto, può scegliere il mese nel quale effettuare la registrazione del documento all’interno del registro IVA. In base al mese selezionato, potrà beneficiare della detrazione dell’IVA nella corrispondente liquidazione periodica IVA.
Registro corrispettivi IVA: cos’è e come si compila
Il registro dei corrispettivi IVA è regolato dall’Art. 24 del D.P.R. n. 633/72. Diversamente dai precedenti, questo registro riguarda una categoria particolare di soggetti IVA, ovvero quelli esonerati dall’obbligo di emissione di fattura (se non è il cliente a richiederla). Stiamo parlando di commercianti al minuto – e soggetti che svolgono attività simili – che certificano i corrispettivi mediante ricevuta e scontrino fiscale. Infatti, per questi commercianti (parrucchieri, bar, ristoranti, etc.) il registro dei corrispettivi sostituisce quello delle fatture emesse.
Questo registro deve contenere l’ammontare totale dei corrispettivi di ciascun giorno (desumibile da scontrini e ricevute fiscali emessi quotidianamente). Inoltre, il registro dei corrispettivi deve indicare sempre:
- Importi delle operazioni imponibili distinti in base all’aliquota applicabile;
- Importi delle operazioni non imponibili;
- Importi delle operazioni non rilevanti ai fini IVA.
Qual è il termine di registrazione dei corrispettivi giornalieri? Il registro dei corrispettivi deve essere compilato entro il giorno successivo non festivo a quello a cui i corrispettivi fanno riferimento. Inoltre, questo documento deve essere obbligatoriamente conservato presso il luogo di svolgimento dell’attività.
Conservazione registri IVA
Tutti i registri IVA devono essere conservati secondo le norme di contabilità:
- Non possono essere rovinati o danneggiati;
- Non possono presentare abrasioni;
- Non devono presentare spazi bianchi, interlinee o trasporti a margine;
- Qualora fossero presenti cancellazioni, devono risultare ben visibili e leggibili.
Infatti, questi documenti devono essere presentabili alle autorità di Agenzia delle Entrate e Guardia di Finanza in caso di controlli fiscali.
È obbligatoria la stampa registri IVA? I registri possono essere tenuti, oltre che con la tradizionale modalità cartacea, anche in modalità elettronica: in questo caso, qualora venisse richiesto dalle autorità di controllo, dovranno comunque essere disponibili per la stampa immediata.
Per quanto tempo bisogna conservare i registri IVA? Fino a quando non siano conclusi gli accertamenti fiscali relativi al corrispondente periodo d’imposta. E dove vanno conservati? Obbligatoriamente all’interno dell’ambiente nel quale si esercita l’attività lavorativa. In alternativa, possono essere tenuti da soggetti terzi, solo ed esclusivamente qualora questi soggetti siano muniti di autorizzazione per la conservazione di documenti contabili.
Fattura elettronica registri IVA: i registri precompilati e le ultime novità
Proprio come per le altre operazioni fiscali, la fatturazione elettronica ha portato importanti novità anche in ambito registri IVA: dal 1 luglio 2020 il registro IVA diventa precompilato. Infatti, il Decreto Fiscale 2020, più precisamente l’Art. 16, D.L. n. 124/19, prevede che per tutte le operazioni IVA effettuate in seguito al 1 Luglio 2020, l’Agenzia delle Entrate fornisca ai contribuenti il registro IVA acquisti e vendite in modo precompilato. La stessa modalità verrà utilizzata per la bozza di liquidazione periodica.
L’Agenzia ha comunicato che le bozze dei registri IVA precompilati saranno messe a disposizione dei contribuenti sulla base del regolamento enunciato negli articoli 23 e 25 del D.P.R. n. 633/72:
- Le fatture emesse dovranno essere registrate entro il giorno 15 del mese successivo a quello di svolgimento dell’operazione in questione;
- Le fatture di acquisto dovranno essere registrate prima della liquidazione periodica.
Per questo, le bozze dei registri precompilati vengono rese disponibili ogni mese, più precisamente entro i primi giorni del mese successivo a quello di riferimento.
Da dove arrivano i dati preinseriti nei registri? Sono i dati immagazzinati dall’Agenzia delle Entrate mediante il processo di fatturazione elettronica. Ma, la compilazione dei registri non potrà mai avvenire interamente in modo automatico. Infatti, nella maggior parte dei casi, i dati riportati all’interno delle fatture elettroniche non sono sufficienti per compilare interamente il registro IVA. In questo caso il contribuente dovrà integrare e modificare con i dati mancanti le bozze precompilate.
Un esempio dell’impossibilità di compilazione automatica integrale è la percentuale di detraibilità dell’IVA relativa all’operazione di acquisto. Infatti, nelle fatture elettroniche non è possibile indicare questo dato. Pertanto, nelle bozze dell’Agenzia delle Entrate è sempre indicata una percentuale di detraibilità del 100%: sarà compito del contribuente avere cura di modificare manualmente la percentuale in caso di possibili variazioni.
Contabilità, registri IVA e soluzioni di pagamento
Per attività e liberi professionisti, il tema della contabilità e dei registri IVA è inevitabilmente legato a quello dei pagamenti, in particolar modo ai pagamenti elettronici e ai loro metodi di accettazione. Infatti, che tu sia un avvocato, un medico o un taxista, per compilare meglio e più facilmente il registro IVA, è utile avere un sistema di pagamento efficiente che ti aiuti a tracciare tutti i movimenti contabili e a far quadrare i conti. Dal POS Mobile ai sistemi di pagamento elettronico più innovativi, con Axepta puoi trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze.
