Lavoro di gruppo da remoto: 10 tool per gestire le attività e comunicare con il team
Quando si parla di lavoro di gruppo collaborazione e scambio reciproco di idee sono elementi indispensabili. La comunicazione è il vero cardine del team work. Ma come creare partecipazione attiva tra i membri del gruppo quando si lavora da remoto?
Un team work vincente si basa su comunicazione continua, condivisione e scambio di idee creative. Quando si lavora nello stesso ambiente collaborare è semplice, ma quando i membri del gruppo svolgono le proprie attività da remoto è necessario organizzare il lavoro in modo attento per ottenere buoni risultati. Lavoro di gruppo e smartworking: è possibile lavorare in team da remoto in modo efficace? La risposta è sì: basterà dotarsi degli strumenti ideali per organizzare, monitorare e condividere il lavoro.
Come gestire un gruppo di lavoro da remoto? Per farlo in modo efficace non sono sufficienti un computer e una buona connessione Wi-Fi: ciò di cui non si può fare a meno è l’organizzazione. Infatti, sarà necessario definire obiettivi chiari e misurabili, monitorare costantemente lo svolgimento delle attività, utilizzare strumenti di archiviazione online sicuri e pianificare riunioni periodiche per condividere idee e risultati ottenuti. Come fare? Esistono alcuni tool e piattaforme online, anche ad uso gratuito, in grado di fornirci un prezioso aiuto.
Scopriamo insieme quali sono i migliori strumenti per organizzare e gestire al meglio un team di lavoro da remoto.
Lavoro di gruppo da remoto: quali strumenti sono necessari?
Quali sono gli strumenti indispensabili per svolgere un buon lavoro di gruppo da remoto? Ecco cosa servirà:
- Un programma di project management per gestire le attività, utile per definire obiettivi, assegnare compiti ai membri del team e monitorarne lo sviluppo delle attività. Online esistono numerosi tool di task management e project management perfetti per condividere tutti i progetti aziendali e per monitorare i risultati e i progressi delle attività in tempo reale con tutti i membri del team;
- Una piattaforma di cloud storage o archiviazione condivisa, utile per archiviare i file lavorativi in uno spazio sicuro e accessibile esclusivamente ai membri del team, al fine di non appesantire eccessivamente la memoria del pc;
- Un tool di videoconferenza per comunicare live con gli altri membri del team, utile per organizzare meeting e per partecipare attivamente alle iniziative. Tra gli strumenti più utilizzati per comunicare in smartworking ci sono i tool di video call e messaggistica istantanea: permettono di effettuare videochiamate in modo gratuito e sono ottimi alleati per fare team building a distanza.
Piattaforme online smartworking: i 10 tool migliori per lavorare a distanza
Ecco quali sono i 10 strumenti indispensabili per gestire al meglio il lavoro di gruppo da remoto:
- Skype
In genere, quando si lavora a distanza la comunicazione immediata tipica dell’ufficio viene meno. Per questo è indispensabile munirsi di strumenti in grado di garantire una comunicazione continua tra i membri del team. Skype è il tool ideale per messaggistica istantanea, chiamate audio e videochiamate. È un programma gratuito che permette di creare chat di gruppo (nelle quali sarà possibile inviare anche allegati e documenti) e video call con numerose persone, ottimo per i meeting e per lo scambio di idee. Skype è largamente utilizzato anche per le sessioni di brainstorming del team. La versione gratuita consente di creare chat e chiamate con un massimo di 20 persone: per poter garantire l’accesso anche ad altri utenti è necessario passare alla versione Business, il cui costo è di 2€ al mese per utente. Un consiglio: non utilizzare Skype solo per i meeting di lavoro, organizzare periodicamente una pausa caffè live con il gruppo è un’ottima attività di team building.
- Google Drive
Google Drive è uno dei più noti spazi di archiviazione online. È una vera e propria banca dati nella quale è possibile archiviare gratuitamente tutti i documenti aziendali. Niente più hard-disk o USB, Drive è la soluzione ideale, soprattutto quando si parla di smartworking. Drive è accessibile da qualsiasi dispositivo ed è legato all’account Gmail. Potrai condividere i file archiviati su Drive con gli altri membri del team semplicemente cliccando l’opzione “Condividi” e selezionando l’indirizzo email a cui desideri rendere visibili i file. Lo spazio di archiviazione gratuito su Drive è molto ampio e garantisce 15GB di memoria: per renderlo illimitato basterà pagare un canone di circa 9€ mensili che consentirà l’accesso alla completa Google Suite, inclusa la memoria illimitata su Drive. Questo cloud storage è la soluzione ideale per chi desidera un luogo sicuro online nel quale archiviare documenti e dati accessibili esclusivamente ai membri del team.
- Google Calendar
Ancora una volta Google offre uno strumento indispensabile per lavorare in team a distanza: si tratta di Google Calendar, un vero e proprio planner online a 360°. Calendar è un’agenda nella quale appuntare riunioni, meeting, ferie, scadenze e attività di tutti i membri del team. Questo strumento sarà accessibile a tutti i membri del gruppo di lavoro e ricorderà loro ogni scadenza o impegno inviando notifiche all’email di riferimento. Calendar è l’agenda digitale che ogni smartworker dovrebbe avere per assicurarsi di essere in linea con tutte le attività del proprio team.
- Trello
Trello è un software di project management che consente di creare obiettivi e assegnarli ai membri del team di lavoro. Si tratta di una vera e propria bacheca virtuale nella quale è possibile appuntare le attività da svolgere: dapprima risulteranno in bozze, di seguito in svolgimento e infine saranno consegnate. Per ogni task assegnato ad un lavoratore sarà possibile inserire nella bacheca file, note e allegati, così da rimanere aggiornati sul lavoro e condividerne lo svolgimento passo dopo passo. Una volta ultimata l’attività, il lavoratore potrà segnalarne la conclusione sulla bacheca al fine di comunicare a tutti che il lavoro è stato concluso correttamente.
- WeTransfer
WeTransfer è un servizio online ideale per gli scambi di file via email. Infatti, quando la comunicazione deve avvenire in modo formale tramite posta elettronica, questo tool consente di inviare file fino a 2GB senza occupare spazio nella casella delle email ricevute. Come funziona? Si possono inviare via email intere cartelle di file compressi semplicemente grazie alla generazione di un link. Infatti, basterà inserire i file nella homepage di WeTransfer e inserire l’indirizzo di posta elettronica del destinatario del messaggio: il tool recapiterà automaticamente un link dal quale sarà possibile scaricare tutti gli allegati. È importante che il link venga aperto entro 7 giorni dall’invio: infatti, dopo una settimana di tempo i file verranno automaticamente eliminati.
- Zoom
Zoom è un’altra piattaforma perfetta per mantenere attiva la comunicazione tra i membri del team. A differenza di Skype, Zoom è improntato esclusivamente sulle videoconferenze. Per questo è considerato da molti l’alternativa migliore per meeting e conference call. Anche in questo caso si tratta di uno strumento gratuito fruibile via App o online: permette di organizzare conferenze pubbliche, alle quali tutti potranno avere accesso semplicemente cliccando su un link generato dal creatore della conferenza. L’unica limitazione è che la versione gratuita del programma consente di rimanere collegati per un massimo di 40 minuti. È l’ideale soprattutto per chi organizza webinair con numerosi partecipanti: la qualità di audio e video è ottima. La versione desktop permette di vedere tutti i membri della conference in contemporanea, mentre quella su App mostra le schermate dei partecipanti divise (4 per ogni schermata).
- Asana
Proprio come Trello, Asana è un ottimo tool di project management. Infatti, consente di creare progetti con task da assegnare a ogni membro del team e di monitorarne costantemente lo svolgimento. Con Asana potrai dare una data di scadenza ad ogni task, così che ogni lavoratore potrà organizzarsi per portare a termine il lavoro entro il tempo prestabilito. Ogni task dispone di una dashboard nella quale i membri del team potranno inserire commenti, messaggi, note e file in allegato. Inoltre, Asana è perfettamente integrata con l’ecosistema Google e dispone di una versione gratuita performante e molto valida. È uno strumento indispensabile per poter coordinare e allineare il lavoro di gruppo partendo dalle singole attività di ogni smartworker.
- Multipartner
Multipartner è una Virtual Data Room, ovvero uno spazio virtuale nel quale è possibile lavorare scambiandosi file e informazioni in modo privato e totalmente sicuro. È una soluzione valida per tutte le realtà che non hanno ancora avuto modo di organizzare al meglio la sicurezza dei propri dati da remoto. Tutte le informazioni condivise in questo spazio di lavoro sono controllate e messe in sicurezza: potranno avere accesso ai file archiviati esclusivamente i membri del team autorizzati. È una buona alternativa per le attività che hanno bisogno di condividere con i propri lavoratori dati particolarmente importanti e sensibili, ad alto rischio di attacchi hacker.
- Evernote
Evernote è un tool perfetto per organizzare le attività: è un block notes nel quale è possibile annotare tutti gli impegni, le scadenze e le operazioni da svolgere quotidianamente. All’interno di questa agenda digitale gratuita potrai riunire il tuo team e coordinarlo per pianificare e svolgere le attività. Evernote mette a disposizione una dashboard per elencare le scadenze e degli spazi di conversazione nei quali condividere link, file, note e video con gli altri membri del gruppo di lavoro. È un tool molto utile e semplice da utilizzare: è un’ottima soluzione per tutte le PMI che necessitano di organizzare il lavoro da remoto in modo semplice e veloce.
- Slack
Slack è un canale di messaggistica istantanea aziendale che sfrutta canali e topic dedicati per ogni team. In altre parole, questo tool permette di creare dei canali di comunicazione separati per ogni team all’interno della piattaforma, così da rendere più performante e specifica la comunicazione per ogni gruppo. Ogni chat supporta, oltre al sistema di messaggistica, la possibilità di effettuare videoconferenze e di condividere e archiviare documenti e file. Inoltre, oltre alla chat comune di gruppo, è presente il servizio di direct message privato che consente ad ogni collaboratore di inviare messaggi individuali ad altri membri del team. Slack dispone di una versione gratuita valida e di diversi piani per aziende più o meno grandi, tutti particolarmente economici (meno di 10€ mensili).
Per poter lavorare a distanza in modo sicuro ed efficace, PMI e negozi non devono pensare esclusivamente alla pianificazione del lavoro: infatti, anche altri settori aziendali, come quello dei pagamenti, devono essere organizzati in modo sicuro per poter ottenere risultati di business ottimali.
