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Aprire una caffetteria è un’avventura emozionante e piena di soddisfazioni, tuttavia questa scelta può nascondere delle sfide che vanno studiate e affrontate con attenzione. Nonostante l’idea di dare il via ad un nuovo progetto possa essere allettante, è tuttavia importante avere un piano ben definito e una conoscenza del mercato di riferimento, oltre a determinazione e perseveranza per portare l’attività al successo sperato.
Come aprire una caffetteria?
La storia secolare che caratterizza le caffetterie le rende delle vere e proprie istituzioni nel nostro paese, luoghi di incontro e convivialità per eccellenza, dove è possibile gustare un buon caffè o una deliziosa colazione. Questo tipo di locale è sempre stato molto amato dagli italiani, tanto che aprire una caffetteria può rappresentare un’ottima opportunità per chi desidera intraprendere un’attività nel settore della ristorazione.
Le origini delle caffetterie si perdono nella notte dei tempi e risalgono addirittura all’epoca romana, con le classiche taverne che offrivano vino, cibo e bevande calde ai clienti. La trasformazione che negli anni ha portato alle caffetterie moderne, conosciute prima come “caffè”, intorno al diciottesimo secolo, e successivamente come “bar” verso la fine del 1800, è stata lunga e graduale, ma il fascino di questi luoghi è rimasto immutato.
Secondo il “Rapporto della Ristorazione” della Federazione Italiana Pubblici Esercizi (FIPE), nel 2022 i business facenti parte dell’attività 56.3 (bar e altri esercizi simili senza cucina) erano ben 136.101 e contavano 256.962 dipendenti.
Simbolo della cultura italiana, la caffetteria non è solamente un locale in cui poter bere del buon caffè, ma diventa anche un luogo d’incontro e di scambio per tutti, dagli abitanti del quartiere ai turisti stranieri che tra le loro mete di viaggio scelgono spesso l’Italia proprio per assaporare i suoi prodotti tipici e la sua cultura enogastronomica. Questo significa che se si vuole aprire una nuova attività è essenziale studiare attentamente ogni mossa, evitando di lasciare inesplorato anche il più piccolo dettaglio, dagli ingredienti da utilizzare al tipo di ambiente e atmosfera che si vuole creare per attirare i diversi tipi di clientela.
Per gestire al meglio l’apertura di una caffetteria è quindi importante valutare principalmente due aspetti: la posizione e l’identità del brand. La scelta della posizione è fondamentale per assicurare la visibilità e l’affluenza di clienti, mentre la creazione di un’identità ben definita aiuta a differenziarsi dai competitor e a conquistare la fedeltà delle persone che rientrano nel pubblico di riferimento.
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Come scegliere la posizione ideale per la caffetteria?
Parte del successo di una caffetteria dipende dalla pozione in cui è ubicata. Per trovare il luogo migliore in cui aprirla è quindi necessario prendere in considerazione le zone frequentate e i locali che abbiano possibilmente anche una zona esterna, così da poter ospitare i clienti su tavolini all’aperto per farli godere delle belle giornate e del panorama.
Idealmente la location migliore è quella che trova un punto di equilibrio tra l’alta concentrazione di attività del centro città e la maggiore presenza di quartieri residenziali delle vie più esterne. L’affluenza di persone, la percorrenza, la vicinanza a uffici o scuole, la presenza di un parcheggio di un parco o di un centro commerciale, sono tutti aspetti che possono influenzare il successo dell’attività, quindi è bene prendersi il giusto tempo per trovare il locale perfetto in cui aprire la propria caffetteria.
Creare l’identità del brand: quali sono gli aspetti da considerare?
Una volta trovata la posizione ideale, arriva il momento di capire cosa offrire ai futuri clienti. Per fare questo, bisognerà sviluppare un’analisi SWOT, seguendo attentamente gli step che portano alla creazione del brand e alla sua identità.
Tra i principali elementi da considerare quando si imposta un’analisi SWOT vanno considerati:
- Conoscere il target: se si vuole offrire un prodotto di qualità a dei clienti, è necessario conoscere i loro bisogni. Trovarsi in una località turistica, vicino una scuola o nei pressi di un parco cittadino, cambia notevolmente il ventaglio di persone a cui si può rivolgere l’attività. Analizzare le abitudini delle persone che vivono e frequentano la zona limitrofa al locale è quindi essenziale per definire la proposta di valore della caffetteria e permette di creare un brand più in linea con i loro interessi e le loro esigenze, attraendoli naturalmente verso il locale;
- Analisi della concorrenza: partendo da una lista di tutte le attività e i locali che potrebbero essere considerati come concorrenti, si dovrà procedere con l’identificazione dei loro pregi e difetti. L’offerta proposta ai clienti tramite il menù, la scelta degli ingredienti, lo stile comunicativo e i prezzi, sono alcuni dei punti da tenere bene a mente. Per conoscerli a fondo, si possono leggere le recensioni online dei clienti e fare una visita di persona nei locali concorrenti;
- Analisi dei costi: gestire un bar non è economico, e aprire una nuova attività può comportare dei rischi considerevoli. Tra i primi passaggi da compiere va quindi valutato il budget necessario per sostenere il business nei suoi primi mesi di avviamento. Un grosso errore che potrebbe causare la chiusura del locale prima ancora di iniziare è sottovalutare i costi fissi e non considerare eventuali imprevisti. È importante avere sempre un piano B nel caso in cui il budget prefissato dovesse esaurirsi per sostenere iniziative di marketing e la promozione della propria attività;
- Definizione del concept: una volta capito dove si vuole arrivare e quali sono i concorrenti, è essenziale concentrarsi su ciò che rende unica la propria caffetteria rispetto agli altri. Che tipo di esperienza si vuole offrire ai clienti? Quale atmosfera deve avere il locale? Queste sono solo alcune delle domande da porre per creare il concept giusto e un’identità forte che permetta di distinguersi dalla concorrenza;
- Individuare opportunità e minacce: un’accurata analisi SWOT non può prescindere dall’osservare tutti gli aspetti dell’ambiente circostante, sia quelli interni dell’attività (come ad esempio le risorse a disposizione, il personale e la qualità dei prodotti) che quelli esterni (comportamenti dei clienti, andamento del mercato, ecc.). Inoltre, è importante identificare le opportunità che possono essere sfruttate per far crescere il proprio bar e le possibili minacce che potrebbero mettere a rischio la sua attività. In questo modo si possono mettere in atto le giuste strategie per far fronte alle sfide e sfruttare al massimo le opportunità che si presentano.
Cosa serve per aprire una caffetteria?
Dopo aver individuato attentamente sia le attività concorrenti che i futuri clienti, giunge il momento dedicato alla redazione del business plan. Questo documento non è altro che una guida completa contenente ogni informazione relativa all’attività. Attraverso la ricerca di mercato si andrà a creare un piano efficace per la buona riuscita della caffetteria. Qui si dovranno includere il budget, le previsioni finanziarie, il piano di marketing, le licenze e le autorizzazioni necessarie all’apertura del nuovo business, l’attrezzatura necessaria, il personale e, ovviamente, anche gli aspetti analizzati in precedenza, ovvero il target e la concorrenza.
I requisiti legali necessari per l’apertura di una caffetteria possono essere differenti a seconda della località in cui si vuole aprire il nuovo locale, tuttavia generalmente bisogna procedere con:
- L’apertura di una partita IVA, trovando il giusto codice ATECO, così da gestire in maniera efficiente la parte amministrativa e fiscale del bar;
- La creazione di una società o di una ditta individuale. Secondo il rapporto del FIPE citato in precedenza, quest’ultima scelta è stata condivisa dal 50% delle attività, mentre l’altra metà si divide tra il 30% che ha preferito la società di persone, e il 20% che invece ha individuato la propria identità nella società di capitale;
- La richiesta delle autorizzazioni, tra cui compare anche la registrazione alla camera di commercio, l’HACCP, e le altre eventuali licenze commerciali e sanitarie.
Oltre a tutto ciò, è anche necessario pensare all’arredamento, alla tipologia di prodotti offerti, ai macchinari indispensabili e alla ricerca dei fornitori. Allestire un locale con tavoli e sedie comode, creare un’identità visiva che possa attrarre il target, e utilizzare materie prime di alta qualità, rappresentano dei passaggi fondamentali per assicurarsi la buona riuscita del nuovo business, i quali però comportano anche dei costi non indifferenti.
Quanto costa aprire una caffetteria?
Non esiste un budget standard per l’apertura di una caffetteria, poiché il costo totale dipende da diversi fattori come la posizione del locale, i costi di ristrutturazione e di arredamento, il personale impiegato e le spese di gestione. In sintesi, il costo di ogni singola voce cambia notevolmente in base alla tipologia di servizio che si vuole garantire al cliente.
Tuttavia, tra i costi più rilevanti da considerare si possono citare:
- L’affitto del locale;
- L’arredamento;
- L’assunzione del personale;
- La scelta dei gestori di luce, acqua, gas e internet;
- Le macchine per il caffè;
- La fornitura di caffè a seconda della tipologia scelta;
- La fornitura di alimenti e bevande, dal cornetto (o brioche) al tramezzino, passando per pizzette, piatti pronti e prodotti confezionati;
- Fornitura e lavaggio dei tovagliati (se presenti) o di tovagliette e tovaglioli monouso;
- Acquisto dei prodotti per la pulizia e l’igiene del locale;
- Le divise;
- Le decorazioni;
- La scelta del registratore di cassa e di una soluzione POS in grado di offrire tutti i servizi necessari per la gestione delle diverse tipologie di pagamento.
L’attenzione verso i clienti gioca un ruolo fondamentale nel successo di una caffetteria in quanto non solo permette di fidelizzare le persone, ma consente loro anche di consigliare il locale ad amici e familiari, ampliando così la cerchia di consumatori.
In questo senso, è importante investire in una Customer experience di qualità che includa una buona accoglienza, un servizio veloce e cordiale, prodotti freschi e di alta qualità, e un ambiente accogliente e confortevole. Anche il momento del pagamento deve essere semplice e veloce, per questo è importante scegliere un dispositivo all’avanguardia, che permetta di accettare diversi metodi di pagamenti, come ad esempio tramite carta di credito, bancomat e prepagata oppure attraverso mobile payment come Apple Pay o Google Wallet.
Tutti questi fattori contribuiscono alla creazione di una reputazione positiva per la caffetteria, che a lungo andare può portare ad un incremento della clientela e dei profitti.
Come attirare la clientela?
Aprire una nuova caffetteria non significa avere automaticamente una clientela fissa, per questo è bene considerare le tecniche più efficaci per assicurarsi una pubblicità positiva, che possa portare le persone all’interno del locale e consumare.
La creazione di una strategia di marketing efficace è fondamentale per attirare e mantenere la clientela, e può essere composta da diverse iniziative, a partire dal giorno dell’inaugurazione, il momento in cui si offre ai clienti la possibilità di provare gratuitamente tutto il meglio che il locale ha da offrire. Il clima di festa, gli assaggi e le prime consumazioni gratuite (o scontate) possono creare un bel ricordo nelle persone, le quali saranno felici di dare ben più di una possibilità alla caffetteria.
Nonostante la prima impressione sia la chiave per un iniziale avvicinamento alla clientela, è importante offrire sempre prodotti di qualità, selezionando con cura non solo i fornitori di caffè, ma anche quelli dei dolci e degli altri prodotti presenti nel menù. Includere, tra i cibi e le bevande, delle opzioni dedicate ai vegetariani, ai vegani e alle persone con intolleranze alimentari, riuscirà ad ampliare ulteriormente il numero di persone che potrebbero trovare nella caffetteria un luogo in cui poter passare del tempo di qualità, conversando con gli amici o addirittura lavorando in smart working.
Un altro modo per attirare nuovi clienti riguarda l’attivazione di profili social network legati all’attività, canali che consentono di ottenere visibilità e favoriscono la creazione di una community con la quale interagire, pubblicando news, offerte speciali legate al programma fedeltà, promozioni, eventi e collaborazioni con attività locali.
Questo potente mezzo di comunicazione mette in contatto i gestori del bar con i clienti, sia quelli già fidelizzati che quelli potenziali, riuscendo a rispondere a domande e curiosità. Attraverso i social network, inoltre, si possono anche raccogliere feedback e opinioni, preziosi per conoscere pregi e difetti dell’attività dal punto di vista del consumatore, tramite il quale si riuscirà a migliorare ogni aspetto della caffetteria.
