Cosa fare per aprire un coworking: guida e consigli

Negli ultimi anni, il mondo del lavoro ha subito trasformazioni molto importanti, soprattutto per via della digitalizzazione e della diffusione del lavoro da remoto. Questi due fattori hanno incentivato l’apertura di nuovi spazi di lavoro condivisi, noti come coworking.

Coworking: significato e vantaggi di una nuova forma di lavoro

I modelli di lavoro dinamici, flessibili e con una forte impronta tecnologica, che caratterizzano il mondo moderno e il mercato del lavoro così come lo conosciamo oggi, dipendono soprattutto da una connessione Internet stabile e veloce, in grado di assicurare una produttività costante, ma anche da una maggiore autonomia negli orari di lavoro e nella scelta del luogo dove lavorare. L’ufficio, tradizionalmente inteso come spazio di lavoro fisico e stabile, è quindi diventato sempre meno centrale nell’esperienza lavorativa di molte persone. Al suo posto sono nati nuovi formati di spazi condivisi, in grado di offrire una serie di servizi e opportunità a chiunque abbia bisogno di un luogo dove lavorare, incontrare colleghi o clienti e sviluppare la propria attività.

Queste nuove realtà, chiamate coworking, sono diventate sempre più popolari negli ultimi anni in Italia, fornendo una soluzione innovativa e conveniente a coloro che cercano uno spazio di lavoro dinamico, creativo e collaborativo, dove i professionisti non solo possono utilizzare scrivanie e apparecchiature tecnologiche all’avanguardia, ma hanno anche l’opportunità di condividere competenze, esperienze e conoscenze che possono portare a nuove opportunità di business.

La popolarità del coworking – parola composta dal verbo (to) work (lavorare), con l’aggiunta del prefisso co-, che in italiano si può tradurre come “colavoro” o “lavoro in condivisione” – è aumentata notevolmente negli ultimi anni e i dati mostrano che il trend sta crescendo in tutto il mondo.
Secondo il report di Statista, se nel 2018 si contavano 16.599 spazi di coworking, per la fine del 2024 sono previsti ben 41.975 uffici dedicati al lavoro condiviso. Dalla ricerca emerge, inoltre, che il numero di persone che utilizza questi uffici è aumentato in maniera considerevole dal 2018, quando si stimavano circa 1,65 milioni di coworker che, secondo le stime, saranno 4,99 milioni entro la fine del 2024.
Anche in Italia i numeri sono molto promettenti, infatti lo studio condotto da Businesscoot ha individuato nel 2023 più di 800 spazi di coworking in tutta Italia, di cui oltre la metà sono situati nel Nord, specialmente in Lombardia.

Le ragioni del successo dei coworking riguardano soprattutto i vantaggi che portano i lavoratori a preferire i coworking rispetto alle soluzioni tradizionali, come ad esempio:

• Flessibilità: le persone possono scegliere quando e per quanto tempo lavorare, eliminando così l’esigenza di stipulare contratti a lungo termine per avere un ufficio privato o di allestire uno spazio dedicato al lavoro all’interno della propria casa;
• Comunità: lavorando a contatto con altri professionisti viene favorita l’interazione e la collaborazione, agevolando lo scambio di opinioni e incentivando il networking grazie alla presenza di un elevato numero di persone provenienti da aziende diverse;
• Spazi adatti a ogni necessità: i coworking offrono soluzioni flessibili per incontrare le esigenze di tutti i tipi di professionisti. Dalla singola scrivania a stanze private, in cui lavorare in gruppo o incontrare clienti, da conference room completamente attrezzate, con proiettori, lavagne e ampi tavoli, a spazi relax per le pause e momenti di socializzazione. Grazie alla varietà di postazioni disponibili è possibile scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze e al proprio budget.

Come aprire un coworking? 5 consigli pratici per avviare il business

Il coworking è un business che riesce a soddisfare le esigenze di un numero sempre maggiore di lavoratori in cerca di uno spazio flessibile e moderno dove svolgere la propria attività, unendo professionisti con conoscenze e obiettivi differenti.

Prima di avviare questo tipo di attività è importante conoscere a fondo come funziona un coworking e, per avere un’idea chiara degli step da seguire, è necessario redigere un buon business plan. In questo documento dovranno essere inclusi non solo gli aspetti burocratici, ma anche i dettagli riguardanti il target, i competitor e l’identità del brand.

Per meglio comprendere quali sono le attività necessarie per aprire un coworking, ecco 5 consigli pratici che possono aiutare a delineare la strategia di business:

1. Ricerca di mercato: prima di tutto, è necessario conoscere le attività concorrenti, così da capire meglio quali sono i servizi che i clienti apprezzano maggiormente e l’opinione che questi ultimi hanno espresso tramite le recensioni positive e quelle negative condivise online;
2. Individuazione del target: scoprire quali sono i tipi di clientela più interessati al coworking permette di conoscere bisogni e desideri dei futuri frequentatori e di ideare servizi ad hoc per soddisfarli al meglio, personalizzando l’attività in base alle richieste di mercato;
3. Scelta della location: trovare la location giusta è fondamentale per la buona riuscita del nuovo business. Lo spazio ideale per questo tipo di attività deve essere accessibile e ben collegato con i mezzi di trasporto, in un’area ben servita e facilmente raggiungibile per garantire una buona visibilità. Inoltre, è importante considerare anche la presenza di ampi parcheggi e di servizi aggiuntivi nelle vicinanze, come bar o ristoranti;
4. Marketing e promozione: all’interno del business plan è importante dedicare una sezione anche alla pubblicità. Per promuovere il nuovo locale e incentivare l’arrivo dei clienti bisogna fare in modo che l’attività sia conosciuta da chi ne potrebbe trarre vantaggio e, per farlo, sono necessari investimenti e strategie di marketing mirate. Ad esempio, si possono utilizzare i social media per creare una community di coworker e promuovere l’attività attraverso post sponsorizzati oppure organizzare eventi di networking per favorire la conoscenza tra professionisti;
5. Gestione operativa: un altro aspetto a cui bisogna prestare particolare attenzione è quello legato alla burocrazia. In questa fase è necessario considerare non solo tutti i costi e i contratti, come quelli dell’affitto o delle utenze, ma anche la documentazione necessaria per aprire la propria attività, tra cui la partita IVA con codice Ateco 82.11.02 (Gestione di uffici temporanei, uffici residence), l’iscrizione al registro delle imprese della camera di commercio e la SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività).

Quali servizi offrire in un coworking?

Conoscere in maniera approfondita come funziona un coworking consente di strutturare strategie di marketing in grado di aumentare il numero di clienti e permette di capire quali sono i servizi indispensabili da garantire all’interno dell’attività.

Innanzitutto, gli spazi dovranno essere arredati con scrivanie e sedute comode, regolabili e di buona qualità, ma per fare davvero la differenza e soddisfare al meglio le necessità dei propri clienti, è possibile integrare servizi aggiuntivi come:

• Connessione internet ad alta velocità;
• Stampanti, scanner e fotocopiatrici;
• Luci regolabili che permettano di creare l’atmosfera giusta per ogni momento della giornata;
• Materiale di cancelleria sempre disponibile;
• Prese di corrente e prese USB sempre a portata di mano per ricaricare dispositivi elettronici;
• Sale riunioni attrezzate con proiettori, lavagne e materiali per presentazioni;
• Servizi di segreteria come il ricevimento delle chiamate telefoniche o la gestione della posta in arrivo;
• Caffetteria interna o convenzioni con bar e ristoranti nelle vicinanze per garantire un servizio di ristoro ai coworker;
• Spazi per il relax come aree comuni con divani e tavolini o zone esterne attrezzate;
• Eventi e workshop su tematiche di interesse dei clienti, come sessioni di formazione o momenti di networking.

Inoltre, per migliorare la relazione con i clienti del coworking è consigliabile offrire anche un sistema di registrazione e pagamento semplice da usare e che faciliti le transazioni non solo tramite le tradizionali carte di pagamento, ma anche attraverso strumenti più innovativi come i digital wallet disponibili su smartphone o dispositivi indossabili (ad esempio, smartwatch). In questo modo, sarà possibile semplificare le operazioni di pagamento e rendere l’esperienza del cliente all’interno del coworking più efficiente e piacevole.