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Fattura elettronica: guida completa alla fatturazione PA, B2B e B2C
La fattura elettronica è una delle novità introdotte dal governo per digitalizzare il ciclo di emissione, ricezione e conservazione dei documenti a fini fiscali. Utilizzare il sistema di fatturazione elettronica offre numerosi vantaggi sia alle aziende.
L’obbligo di fattura elettronica, così come il POS obbligatorio, può inizialmente sembrare un onere in più e un investimento poco profittevole per l’azienda.
Ma investire nella digitalizzazione della propria impresa offre spesso un grande vantaggio competitivo e porta ad un aumento dei risultati di business. L’azienda deve vivere questo processo come una reale opportunità e non solamente come un obbligo.
Che cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un file in formato elettronico strutturato con un linguaggio standard che consente di ridurre i tempi di registrazione dei dati e di individuare in modo semplice e immediato eventuali criticità nelle “riconciliazioni”, intese come confronto tra dati in fattura e informazioni ricevute in precedenza relative a quel prodotto o servizio. Con la fattura elettronica si ha il grande vantaggio di gestire tutto il ciclo di fatturazione in forma digitale senza dover stampare e archiviare nulla offline.
Fattura elettronica: è obbligatoria? Sì. Infatti, il documento digitale è obbligatorio per la Pubblica Amministrazione dal 31 Marzo 2015. Inoltre, la Legge di Bilancio 2018 decreta l’obbligo di emissione di e-fatture dal 1 Gennaio 2019 per tutti i titolari di P.IVA. La fattura elettronica è d’obbligo sia in ambito B2C (verso un consumatore finale), sia in ambito B2B (verso un altro soggetto IVA). Gli unici professionisti esclusi sono quelli che rientrano nel regime forfettario e nel regime dei minimi, insieme alla categoria dei “Piccoli produttori agricoli”.
Per avere un’idea della grandezza del fenomeno, riportiamo i dati dell’Agenzia delle Entrate relativi al 2017: le fatture elettroniche gestite in un anno verso la Pubblica Amministrazione sono circa 30,2 miliardi, mentre quelle relative alle operazioni B2B sono circa 111.000.
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Fattura elettronica PA, B2B e B2C: le principali differenze
Esistono tre tipi di fattura elettronica:
- Fattura elettronica PA (Pubblica Amministrazione);
- Fattura elettronica B2B, emessa da un soggetto con P.IVA verso un’altra P.IVA;
- Fattura elettronica B2C, emessa da un soggetto con P.IVA verso un consumatore finale senza P.IVA.
A differenza delle fatture elettroniche emesse dalla Pubblica Amministrazione che devono avere una struttura standard sempre uguale, le fatture elettroniche che emette un’impresa verso un’altra impresa (B2B) non devono per forza essere tutte uguali.
Infatti, il quadro legislativo prevede tre diverse tipologie di fatture elettroniche che cambiano a seconda del tipo di business e dei diversi processi di fatturazione dell’impresa.
La fattura elettronica B2B può essere:
- Un file firmato digitalmente;
- Un tracciato record inviato via EDI (Electronic Data Interchange) che non ha obbligo di firma digitale;
- Una fattura digitale il cui formato può essere scelto dall’azienda senza limiti standard, se non il fatto che siano presenti tutte le principali informazioni già inserite in qualunque tipologia di fattura elettronica e non.
L’emissione di fatture elettroniche tra privati (B2B e B2C) è regolamentata dall’Agenzia delle Entrate con il Provvedimento 30 Aprile 2018. All’interno del documento ufficiale sono presentate le modalità con cui i soggetti IVA potranno emettere, inviare e conservare e-fatture. Infatti, i professionisti potranno utilizzare:
- Il Sistema di Interscambio (SdI) messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ovvero il sistema informatico utilizzato anche per inviare e conservare fatture elettroniche PA. Il SdI viene messo a disposizione di tutti i titolari di P.IVA e permette di generare fatture elettroniche in formato XML, inviare i file e conservali in un database condiviso direttamente con l’Agenzia delle Entrate;
- Qualsiasi software privato purché risulti a norma di Legge e sia in grado di generare, condividere e immagazzinare i dati necessari.
Normativa, esenzioni e sanzioni
Come già affermato, la fattura elettronica PA è già obbligatoria dal 2015. La vera novità viene introdotta dalla Legge di Bilancio 2018. Infatti, questa normativa prevede che tutte le attività di cessioni di beni e prestazioni di servizi B2B e B2C siano soggette all’emissione di fattura elettronica dal 1 Gennaio 2019.
Quali sono le attività esonerate dall’obbligo?
- Tutte le attività o i professionisti che si avvalgono del regime di vantaggio previsto dall’Art. 27 comma 3 del decreto Legislativo n. 98/11;
- Tutte le attività o i professionisti che usufruiscono del regime forfettario previsto dalla Legge n. 98/14.
Quali sono le sanzioni per gli inadempienti? L’Art. 6 del Decreto Legislativo n. 417/97 decreta che i soggetti IVA non conformi alla normativa potranno essere sanzionati con multe comprese tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non fatturato in modo corretto.
La normativa vale anche per cessioni di beni e servizi al di fuori del territorio italiano? Fuori dai confini del Paese sarà necessario trasferire telematicamente i dati delle fatture entro il giorno 5 del mese successivo all’emissione del documento. Le attività di compravendita per cui viene emessa una bolla doganale risultano esonerate da quest’obbligo.
Come funziona una fattura elettronica
Per usufruire dei vantaggi legati al sistema di fatturazione elettronica (sia che siate un’azienda B2B sia che siate un’organizzazione facente parte della Pubblica Amministrazione) occorre conoscere come funziona il sistema di fatturazione elettronica predisposto dall’Agenzia delle Entrate.
Il sistema, presuppone che venga rilasciato un documento finale (la fattura elettronica) che non contenga codice eseguibile né macroistruzioni, e in cui l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto siano garantite grazie all’apposizione del riferimento temporale (data di rilascio) e della firma elettronica qualificata dell’emittente.
All’interno del sistema, vengono distinti tre diverse tipologie di informazioni (dati obbligatori, dati necessari e dati opzionali). Tra i dati obbligatori ci sono la Partita IVA, i dati anagrafici dell’azienda (tra cui il regime fiscale e la sede) e i dati relativi al bene/servizio come il prezzo, la quantità, la descrizione e la percentuale di sconto.
Vengono inseriti nei dati opzionali il recapito telefonico e email di chi trasmette la fattura, l’iscrizione all’albo e il codice fiscale del cedente/prestatore oltre alla sigla della Provincia di appartenenza.
Infine, come dati necessari (che consigliamo sempre di inserire) ci sono tutte quelle informazioni utili per l’inserimento della fattura elettronica all’interno del processo di ciclo passivo, come la data, il numero dell’ordine di acquisto associato alla fattura e il numero del contratto associato alla fattura.
Queste ed altre informazioni più specifiche, verranno inserite nel sistema ‘”XML Schema”, il linguaggio di descrizione del contenuto di un file XML.
Lo scopo di questo documento è definire un’architettura gerarchica degli elementi e associarli tra loro, permettendone così la validazione da parte dell’Agenzia delle Entrate.
XML schema si basa su un alberatura che parte da un elemento radice univoco chiamato Fattura Elettronica con tre ramificazioni principali:
- FatturaElettronicaHeader
- FatturaElettronicaBody
- ds:Signature
Ciascuna di queste, contenente le informazioni sopra descritte.
Le prime due ramificazioni sono obbligatorie, mentre l’ultima (la funzione signature) è dedicata alla firma ed è opzionale.
Se tutte queste informazioni vi sembrano complicate e difficili da applicare, la cosa migliore che potete fare per cominciare a utilizzare la fatturazione elettronica e far risparmiare risorse e tempo al vostro ufficio amministrativo, è scaricare il software per la compilazione fattura elettronica sul vostro pc e la guida per il suo utilizzo.
Come si emette la fattura elettronica B2B e B2C?
Come già affermato, il canale di creazione e condivisione delle fatture elettroniche B2B e B2C è il SdI dell’Agenzia delle Entrate. Qual è la procedura con la quale vengono emesse le fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio?
- Accesso al portale SdI: sia i soggetti P.IVA che i consumatori finali potranno accedere tramite credenziali Entratel, SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi);
- Generazione del documento in formato XML di dimensione massima 5MB, in conformità con l’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 Aprile 2018;
- Firma digitale della fattura elettronica, per convalidare effettivamente il documento;
- Verifica da parte del Sistema della validità del documento mediante il controllo di:
- Dati formali del committente e del prestatore, numero di fattura elettronica, data di emissione del documento, descrizione dei prodotti o servizi venduti, prezzi netti, aliquota IVA, importo IVA e importi totali;
- Partita IVA e codice fiscale del venditore e P.IVA e/o codice fiscale del cliente;
- Indirizzo PEC a cui recapitare il documento (B2B) o codice fiscale del destinatario (B2C);
- Trasmissione al destinatario mediante SdI: per i soggetti con P.IVA verrà trasmessa all’indirizzo PEC, per i consumatori senza P.IVA sarà inviata utilizzando il codice fiscale. Infatti, per le fatture B2C il prestatore dovrà indicare come codice destinatario “0000000” (codice a 7 zeri) e inserire il codice fiscale del privato nell’area dedicata. Per la fattura elettronica privati B2B sarà invece necessario inserire la P.IVA del destinatario già registrato al SdI o l’indirizzo PEC. Inoltre, per i soggetti IVA il SdI mette a disposizione l’opzione QR code fattura elettronica, ovvero un codice QR contenente le proprie informazioni di fatturazione in grado di velocizzare ulteriormente il processo di invio e ricezione;
- Consegna del documento in formato PDF o cartaceo (solo per fatture B2C): il soggetto emittente, in caso di fattura elettronica a privati senza Partita IVA, dovrà fornire una copia cartacea o in formato digitale PDF al destinatario;
- Recapito al destinatario con avviso di consegna: i soggetti IVA riceventi potranno consultare le proprie fatture elettroniche nella propria casella PEC. I consumatori privati avranno a disposizione la copia cartacea o in formato PDF. Inoltre, tutti i privati potranno recuperare le proprie fatture nell’area “Fatture e Corrispettivi” del proprio profilo all’interno del portale dell’Agenzia delle Entrate;
- Archiviazione elettronica del documento a norma di Legge: tutti i documenti saranno archiviati nel database dell’Agenzia delle Entrate. Infatti, saranno consultabili da emittenti e riceventi accedendo alla propria area personale del portale online.
3 vantaggi della fattura elettronica per professionisti e attività
Ecco 3 vantaggi della fattura elettronica privati B2B e B2C per aziende e professionisti:
- Riduzione dei costi
La fattura elettronica privati è in grado di ridurre notevolmente i costi sostenuti da professionisti e attività per il processo di fatturazione. Infatti, esistono alcune spese classiche che con la digitalizzazione vengono meno: costi di carta, buste e bolli, spese di spedizione e archiviazione e ancora attività manuali e costi del personale.
- Processo di fatturazione più efficiente
La fatturazione elettronica B2B e B2C garantisce una migliore gestione del ciclo attivo e passivo delle fatture. In altre parole, rende notevolmente più efficienti, trasparenti e sicuri i processi contabili al fine di evitare il rischio di potenziali incongruenze o sanzioni per l’attività. Inoltre, il metodo digitale consente di ridurre gli errori di fatturazione e di eliminare equivoci e ritardi nella consegna.
- Digitalizzazione e velocizzazione del processo
La digitalizzazione del processo di fatturazione a privati comporta un’inevitabile velocizzazione del processo. Infatti, tutte le attività che prima venivano svolte manualmente risultano parte di un processo digitale automatico e semplice.
