Controllo di gestione: come funziona e perché farlo in azienda
Il controllo di gestione è un’attività indispensabile per qualsiasi impresa. Soprattutto per le PMI, ottenere un feedback costante sull’operato aziendale può costituire una possibilità fondamentale per migliorare il proprio rendimento.
Ma cos’è il controllo di gestione o controllo direzionale?
È un sistema operativo che consente all’azienda di ottenere un feedback riguardo al proprio operato, alle prospettive e agli obiettivi di mercato. È uno strumento essenziale per individuare i settori più proficui dell’attività e per migliorare quelli meno performanti. La figura che – nella maggior parte dei casi – si occupa a livello tecnico dello svolgimento del controllo è chiamata “controller”. Inoltre, molte aziende utilizzano appositi software gestionali in grado di semplificare lo svolgimento del controllo direzionale.
Perché è importante il controllo di gestione?
Perché è un’attività in grado di analizzare risorse economiche e fattori produttivi, assicurando l’impiego di tali risorse nel modo più adeguato a fini di guadagno e di raggiungimento degli obiettivi operativi. Pur non essendo obbligatorio per legge, il controllo di gestione risponde a importanti esigenze interne. Infatti, all’interno di una realtà aziendale, i dati possono provenire da qualsiasi ambito produttivo. Il controllo direzionale ha lo scopo di raccogliere e analizzare questi dati, rendendoli comprensibili al fine di prendere decisioni vincenti per l’attività.
Un controllo di gestione ben eseguito è in grado non solo di ottimizzare la gestione di tutte le risorse aziendali, bensì anche di migliorare le strategie di marketing e vendita dell’attività al fine di incrementarne il guadagno.
Scopriamo come funziona il controllo direzionale, come svolgerlo all’interno dell’azienda e quali sono gli obiettivi che consente di raggiungere.
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Controllo di gestione: come funziona
Prima di scoprire come si fa un controllo di gestione, è essenziale sapere che l’attività si suddivide in 4 fasi:
- Pianificazione
La fase di pianificazione è il primo passo per eseguire un adeguato controllo di gestione. Consiste, infatti, nell’elaborazione e definizione delle strategie aziendali a lungo, medio e breve termine.
- Esecuzione
La fase di esecuzione segue quella di pianificazione e consiste nella mobilitazione e disposizione delle risorse aziendali con lo scopo di raggiungere gli obiettivi prefissati.
- Reporting
La fase di reporting costituisce il momento vero e proprio del controllo. Durante questa attività, infatti, avviene la verifica dei piani aziendali e l’analisi del raggiungimento degli obiettivi operativi.
- Valutazione
L’ultima fase, chiamata di correzione o valutazione, consiste nella revisione dei piani e dell’impiego delle risorse a disposizione dell’azienda. Scopo di questa attività è l’individuazione di nuovi obiettivi e nuove strategie di business maggiormente efficaci, al fine di garantire risultati migliori basati sull’analisi di dati concreti.
Controllo di gestione: come si fa?
Per ottenere un controllo di gestione vincente è necessario svolgere alcune attività che hanno lo scopo di ottimizzare l’impiego delle risorse aziendali e migliorare i risultati di business. Scopriamo quali sono:
- Analisi e riclassificazione del bilancio
L’attività di analisi e riclassificazione del bilancio aziendale consiste nella revisione della struttura economica e finanziaria dell’azienda, al fine di valutare se le risorse economiche siano adeguate agli investimenti di mercato. Riclassificare il bilancio consente di semplificarne la lettura, evidenziando la differenza tra spese correnti e investimenti aziendali. Consigli essenziali per tutte le PMI e piccole attività commerciali sono:
- Dotarsi di un software contabilità semplificata: in questo modo tenere i conti della propria attività sarà semplice e veloce;
- Prediligere sempre i sistemi di pagamento digitali, al fine di tracciare tutti i movimenti di entrata e uscita dell’attività. Per le attività commerciali, per esempio, scegliere un sistema di pagamento POS adatto alle proprie esigenze potrebbe dimostrarsi indispensabile. In questo modo la maggior parte dei movimenti economici saranno tracciati e anche “fare i conti” risulterà più semplice.
- Analisi comparata
L’analisi comparata è un’attività fondamentale del controllo gestionale in quanto consiste nel confronto tra bilancio attuale e bilancio dell’anno precedente. Questa analisi permette all’imprenditore e al team decisionale aziendale di avere una visione particolarmente ampia del rendimento dell’attività sul mercato.
- Budget o bilancio previsionale
La predisposizione del Budget aziendale è una delle attività fondamentali del controllo di gestione. Infatti, svolgere un bilancio previsionale significa prevedere in modo concreto quali potranno essere le spese e i ricavi dell’anno successivo. In altre parole, “fare il Budget” significa stilare l’ipotetico bilancio successivo aziendale. I guadagni sono senza dubbio la variabile più difficile da prevedere, mentre i costi risultano fattori più concreti e ipotizzabili. Il periodo ideale per svolgere questa attività è il mese di Novembre, in quanto predisporre il Budget consente di tracciare le linee guida per l’operato dell’anno successivo. Infatti, il bilancio previsionale permette di stilare un elenco di obiettivi operativi e di potenziali investimenti delle risorse aziendali.
- Analisi degli scostamenti
L’analisi degli scostamenti è un’attività da svolgere trimestralmente: consente, infatti, di valutare gli effettivi risultati ottenuti paragonandoli a quelli ipotizzati all’interno del bilancio previsionale. Lo scopo finale di questa analisi è la valutazione effettiva dell’efficacia reale delle risorse aziendali, comparata agli obiettivi operativi definiti in precedenza.
Analisi di gestione: chi se ne occupa?
Non esistono particolari regole per definire quali soggetti professionali debbano occuparsi dello svolgimento del controllo di gestione. Generalmente, all’interno di un’azienda, è possibile individuare 3 figure coinvolte nell’attività:
- Imprenditore
L’imprenditore è la figura cardine di un’azienda. È colui che gestisce l’attività nella sua totalità: prende decisioni e definisce obiettivi e strategie di mercato. L’imprenditore risulta inevitabilmente coinvolto nell’attività di controllo gestionale. Infatti, i dati raccolti e analizzati mediante questa attività, si dimostrano essenziali al fine di prendere scelte aziendali vincenti.
- Responsabili delle aree funzionali
I responsabili delle aree funzionali, conosciuti spesso come manager, definiscono gli obiettivi da conseguire insieme all’imprenditore, per poi assegnarli alle singole unità operative aziendali. Insieme al controller valutano i risultati effettivi in seguito al confronto con il bilancio previsionale per definire strategie ottimizzate e vincenti.
- Controller
Il controller ricopre il ruolo più importante! Infatti, è lui il vero specialista del controllo di gestione. In seguito alla definizione degli obiettivi da parte di imprenditore e manager delle diverse funzioni aziendali, è il controller ad attuare tutte le procedure tecniche per misurare i risultati. In questo modo, i dati raccolti potranno essere comparati con quelli ipotizzati nel Budget per analizzare il rendimento effettivo dell’attività. Le analisi di scostamento vengono svolte dal controller in collaborazione con i responsabili delle aree funzionali. Lo scopo finale è poter valutare il rendimento delle risorse comparandolo a quello ipotizzato, al fine di definire nuovi obiettivi concretamente raggiungibili.
Controllo di gestione: 3 vantaggi per l’azienda
Il controllo di gestione garantisce importanti vantaggi alle aziende. Infatti, consente di:
- Ottimizzare le risorse economiche aziendali
Il controllo di gestione permette di ottimizzare la gestione delle risorse economiche e produttive all’interno dell’azienda. Infatti, mediante l’analisi di bilancio sarà possibile definire obiettivi concreti e raggiungibili a livello di mercato, sulla base delle risorse effettive a disposizione dell’azienda. Inoltre, il controllo direzionale consente di stilare ogni anno il piano previsionale, al fine di utilizzare efficacemente le proprie risorse e ottimizzare gli obiettivi aziendali.
- Valutare l’andamento aziendale e pianificare obiettivi operativi
Dopo aver definito il budget, il controllo gestionale prevede un’analisi comparata trimestrale riguardo agli obiettivi effettivamente raggiunti. Grazie a questa attività l’azienda potrà valutare i risultati concreti del business paragonandoli a quelli ipotizzati nel Budget. Inoltre, l’imprenditore avrà la possibilità di analizzare l’efficacia delle proprie risorse e stilare nuovi obiettivi raggiungibili – più o meno ambiziosi – sulla base delle valutazioni effettuate.
- Evidenziare il ruolo preciso di ogni unità produttiva
Il controllo di gestione consente all’imprenditore e al team decisionale di un’azienda di avere una panoramica completa del rendimento di ogni singola unità produttiva. In questo modo sarà semplice identificare quali siano i reparti maggiormente performanti e premiarli con premi produzione. Inoltre, potranno essere modificate la gestione e l’organizzazione delle unità aziendali meno proficue al fine di incrementare il rendimento business globale.
