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Inventario magazzino: come fare?
Alla fine ogni anno, in sede di chiusura dell’esercizio, ogni impresa deve effettuare una serie di attività ai fini di bilancio: una delle più importanti è l’operazione inventario magazzino.
Cos’è l’inventario di magazzino?
L’inventario magazzino è un’attività di contabilità che piccole, medie e grandi imprese devono svolgere ogni anno in sede di chiusura dell’esercizio, che generalmente coincide con il termine dell’anno corrente. In cosa consiste? Nella valutazione e annotazione di tutti i materiali, prodotti e semilavorati presenti nelle sedi aziendali.
In molti si chiedono se sia importante fare l’inventario: è fondamentale, tanto che per alcune aziende (definite dalla normativa) risulta obbligatorio. Una gestione ottimale di questa operazione permette all’azienda di ottenere miglioramenti significativi a livello di produttività e organizzazione. Infatti, l’inventario consente di tenere sotto controllo scorte, giacenze e tutti i movimenti delle merci che entrano ed escono dal magazzino.
Magazzino efficiente significa attività efficiente: tenendo sotto controllo la situazione magazzino, anche il servizio al cliente risulterà più fluido e funzionale. Soprattutto per un e-commerce, per esempio, gestire il flusso della merce risulta indispensabile per ridurre la differenza tra giacenze fisiche e contabili.
Scopriamo insieme cosa dice la normativa italiana e come fare un inventario di magazzino in modo semplice e veloce.
Obbligo inventario di magazzino: per chi?
Per quali attività è obbligatorio fare l’inventario e presentare la contabilità di magazzino? Ai sensi dell’Art. 14 co. 1 lett. D) del D.P.R. 600/73 sono tenuti obbligatoriamente alla compilazione delle scritture di magazzino:
- Società di capitali;
- Enti privati commerciali;
- Enti pubblici commerciali;
- Enti non commerciali (limitatamente all’attività commerciale);
- Società di persone in contabilità ordinaria;
- Persone fisiche esercenti attività d’impresa in contabilità ordinaria;
- Soggetti non residenti, limitatamente alle attività commerciale esercitate in Italia con organizzazioni stabili.
Tutte queste categorie, per essere tenute all’obbligo legislativo, devono superare contemporaneamente i seguenti valori di ricavi e rimanenze:
- Ricavi superiori a 5.164.568,99€
- Rimanenze superiori a 1.032.913,80€
Le attività che supereranno entrambi i limiti per due anni consecutivi saranno tenute a presentare in modo obbligatorio la contabilità di magazzino dal terzo anno. L’inventario merce, infatti, risulta indispensabile per stilare in modo corretto e a norma di legge il bilancio dell’attività. Infatti, ai sensi dell’Art. 2426 numero 9 del Codice Civile, tutte le rimanenze devono essere valutate ai fini di bilancio.
Ma anche per le attività che non sono tenute per Legge a presentare l’inventario di magazzino esiste un obbligo: la dichiarazione dei redditi d’impresa. La valutazione rimanenze, ottenibile mediante l’inventario, è parte integrante (e fondamentale) di questo documento.
Quali beni vanno inseriti nell’inventario per legge?
- Tutti i beni, merci, semilavorati e materie prime presenti presso i magazzini, unità locali e depositi dell’attività;
- Tutte le merci e i prodotti disponibili presso terzi, ma di proprietà aziendale;
- Beni di proprietà ancora in transito, ovvero già acquistati, ma non ancora recapitati nelle sedi aziendali.
Come fare inventario magazzino: 3 metodi
Esistono metodi differenti per stilare l’inventario di magazzino. Quale scegliere? Dipende dal volume delle operazioni effettuate e dalla grandezza dell’attività.
- Inventario cartaceo
L’inventario di magazzino cartaceo è la soluzione più semplice e classica, funzionale esclusivamente per attività con un magazzino di dimensioni ridotte. Fare un inventario in questo modo è molto semplice: basterà suddividere i prodotti in categorie. Non esistono categorie predefinite, dovranno essere scelte in modo funzionale rispetto al business aziendale. Dopo aver creato le categorie, è opportuno creare delle sottocategorie indicanti la velocità di esaurimento dei prodotti: in questo modo sarà semplice individuare quali merci andranno ri-ordinate con maggiore frequenza. Questi prodotti andranno posizionati in luoghi del magazzino pratici e accessibili. È opportuno indicare per ogni categoria di prodotto i fornitori, per velocizzare la procedura di contatto. Di seguito è il momento di etichettare gli scaffali del magazzino e di creare il vero e proprio inventario cartaceo con delle tabelle in grado di rispecchiare la suddivisione effettuata. Per esempio, nella tabella per ogni prodotto si dovrà indicare il fornitore, la frequenza di ordine, la quantità minima e il costo. Il foglio andrà aggiornato periodicamente per mantenere tutto sotto controllo.
- Inventario magazzino Excel
Il foglio per inventario Excel è una delle soluzioni più utilizzate dalle PMI per gestire i flussi di magazzino. Infatti, è pratico per tutte le attività che desiderano monitorare ogni movimento del magazzino senza pagare un software gestionale automatizzato. Semplicemente aggiornando i fogli di lavoro, a fine anno si potrà avere una visione completa dei movimenti di magazzino senza perdere tempo con revisioni e controlli. Come impostare la gestione magazzino Excel? Esistono dei modelli di inventario già schematizzati, scaricabili dalla sezione gratuita di Excel “Cerca modelli online”. Il consiglio è di utilizzare tre fogli di lavoro distinti e poi unirli insieme al termine dell’anno:
- Uno per i prodotti, nel quale è riportato tutto l’elenco dei prodotti con SKU dell’articolo, costo, categoria di appartenenza e informazioni aggiuntive per ognuno;
- Uno per le operazioni di carico e rifornimento, con data di arrivo, quantità immagazzinate e giacenze;
- Uno per le operazioni di evasione merce, annotando la data di esaurimento e eventuale ordine aggiuntivo.
- Software gestionale magazzino
I software gestionali magazzino sono la soluzione ideale per aziende con un volume di affari elevato, che vogliono garantirsi un controllo di gestione ottimale. Il software, infatti, è in grado di memorizzare e gestire in modo completamente automatico tutte le operazioni relative al magazzino. Ordini, ingressi, giacenze e evasioni saranno monitorati secondo uno storico ben preciso e rintracciabile in qualsiasi momento. Inoltre, la maggior parte dei tool gestionali è in grado di personalizzare il proprio flusso d’azione sulla base delle esigenze aziendali. Raramente questi programmi si possono scaricare gratuitamente: sarà necessario sottoscrivere un abbonamento al servizio per usufruirne.
3 consigli per fare l’inventario magazzino
Ecco 3 consigli utili per fare un inventario di magazzino chiaro, semplice e soprattutto utile:
- Decidi ogni quanto fare l’inventario
Definire la temporalità secondo cui fare l’inventario è fondamentale. È sempre consigliato – qualora non si faccia uso di un software gestionale – darsi una periodicità mensile o trimestrale. In questo modo si potranno tenere sotto controllo i flussi di magazzino e l’inventario sarà già pronto (senza il bisogno di revisioni particolarmente impegnative) al termine dell’anno.
- Conserva sempre una copia dell’inventario
L’inventario è un documento indispensabile per la gestione dell’attività. Per questo è fondamentale conservarne una o più copie e renderle disponibili a tutto il personale aziendale. Chi lavora in magazzino, nella logistica o nelle vendite deve poter consultare questo documento. Infatti, è importante conoscere quali siano i prodotti più performanti, con quale periodicità vengano effettuati gli ordini e quali merci invece siano destinate a rimanere in magazzino.
- Disponi la merce più venduta in posizioni accessibili
Per tenere sotto controllo il flusso di arrivo ed evasione dei prodotti in magazzino è fondamentale disporre tutto con un ordine ben preciso. Gli scaffali devono essere etichettati e le merci organizzate e disposte in modo semplice. I prodotti più venduti dovrebbero trovarsi nelle zone più accessibili e in evidenza, così da evitare problemi per chi lavora in magazzino e per chi deve tenerne sotto controllo il flusso. Con un’organizzazione del magazzino pratica ed efficiente, sarà anche molto più semplice stilare un inventario privo di errori e dimenticanze.
