Amazon Alexa presenta l’assistente intelligente per le aziende: Alexa for business semplifica la vita d’ufficio gestendo impegni e meeting
Amazon lancia sul mercato Alexa for business, l’intelligenza artificiale pensata per ottimizzare il flusso di lavoro e il rendimento aziendali.
Lo smart speaker Amazon Alexa diventa una presenza indispensabile anche sul lavoro. Con la nuova funzionalità Alexa for business, l’assistente vocale Amazon organizza il lavoro d’ufficio migliorando i risultati aziendali. Aggiornamento di calendari, pianificazione di conferenze e gestione di pratiche amministrative non saranno più un problema con Alexa for business. Tutte le attività d’ufficio potranno essere semplificate e automatizzate grazie all’intelligenza artificiale.
Per comprendere a pieno le potenzialità di Alexa for Business, è necessario fare un passo indietro. Occorre, infatti, conoscere cosa sia Amazon Alexa e quali siano tutte le sue funzionalità. Alexa è l’intelligenza artificiale creata da Amazon nel 2014 e diffusa a bordo degli smart speaker della linea Echo. Spesso si confonde Amazon Echo con Amazon Alexa: Echo è il dispositivo, l’hardware, lo speaker che permette ad Alexa di funzionare; Alexa è invece l’intelligenza artificiale, il vero e proprio assistente virtuale in grado di fornire risposte agli utenti.
Alexa è una smart intelligence capace di interagire con gli utenti semplicemente con comandi vocali. Può fornire risposte intelligenti, programmare gli impegni giornalieri, svolgere ricerche online, riprodurre musica o collegarsi a dispositivi Smart Home. Per interagire con il dispositivo è sufficiente pronunciare il nome “Alexa” seguito dalla propria richiesta. L’assistente sarà quindi in grado di comprendere la domanda, ricercare fonti appropriate e fornire risposte adeguate.
Dal momento del lancio sul mercato, l’assistente Amazon Alexa ha riscosso un successo senza paragoni. Sono molte le tipologie di assistente vocale presentate dai colossi hi-tech (basti pensare a Google Assistant o Microsoft Cortana), ma Alexa risulta senza dubbio quella preferita dalla maggior parte degli utenti.
Partendo da questi presupposti, non è difficile comprendere i motivi che hanno spinto Amazon verso l’implementazione di un servizio business all’interno delle funzionalità di Alexa. Per questo nasce Alexa for business, l’assistente vocale programmato su misura di azienda.
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Amazon Alexa for business: cos’è e come funziona
Alexa for business è l’assistente smart Amazon realizzato per gli ambienti lavorativi. Un’intelligenza artificiale in grado di migliorare in modo automatico il flusso di lavoro e la produttività dell’azienda. Amazon Alexa for business potrà interagire con organizzazioni e dipendenti utilizzando comandi vocali e migliorandosi costantemente grazie al proprio sistema di intelligenza artificiale. L’assistente virtuale potrà gestire gli impegni aziendali, programmare eventi e conferenze, connettere tutti gli hardware aziendali e amministrare pratiche e impegni.
Tutti i dispositivi all’interno dell’ufficio collegati alla rete Alexa for business formano un network totalmente gestibile da una dashboard cloud AWS. Esistono due tipologie di device Echo business:
- Dispositivi condivisi
Questi dispositivi sono smart speaker posizionati negli ambienti comuni dell’azienda. Possono essere utilizzati da tutti e le loro funzionalità sono relative alle attività comuni. I device condivisi vengono utilizzati per lo più per organizzare riunioni e gestire la programmazione di impegni comuni.
- Dispositivi individuali – utenti iscritti
I dispositivi individuali sono smart speaker utilizzati dal singolo lavoratore e possono essere posizionati in qualsiasi ambiente, dalla scrivania in ufficio al tavolo di casa. Ogni dispositivo può essere utilizzato da “utenti iscritti” alla rete Alexa for business. Un dispositivo individuale può, infatti, non trovarsi all’interno dell’ufficio, ma fare ugualmente parte del network Alexa for business. Le attività più comuni di questi device sono la programmazione di impegni con organizzazione dell’agenda, le ricerche a scopo informativo, la gestione dei documenti personali aziendali e le funzionalità di call e messaging.
Come funziona il network di dispositivi Alexa for business? Semplice. Gli smart speaker rispondono alle domande dei lavoratori sulla base dei dati contenuti in un database aziendale centrale. Quando un dipendente pone una domanda ad un assistente Alexa, l’intelligenza artificiale risponderà basandosi sull’archivio dei dati aziendali. In altre parole, se un utente richiede la disponibilità per una specifica sala riunioni, Alexa controllerà nel database centrale l’effettiva possibilità di uso dello spazio. In seguito fornirà una risposta affermativa o negativa sulla base degli impegni programmati.
Amazon Alexa for business: 4 modi per utilizzarlo in azienda
Scopriamo come può essere utilizzata in ufficio l’interfaccia Alexa for business:
- Gestione del calendario aziendale
Alexa for business consente ai propri utenti di gestire gli impegni organizzando il calendario aziendale. La funzionalità che permette di collegare il calendario personale con quello aziendale è Alexa Smart Scheduling Assistant. Mediante questa funzionalità i lavoratori non correranno il rischio di sovrapporre impegni personali e riunioni aziendali. Alexa for business è compatibile con i calendari Microsoft Office 365, Microsoft Exchange 2013 e Google G-Suite.
- Prenotazione delle sale riunioni
Con Alexa for business sarà semplice per qualsiasi dipendente prenotare una sala riunioni. Basterà chiedere ad Alexa: “Alexa, questa sala è libera?” oppure “Alexa, prenota questa sala per 60 minuti”. Nel caso in cui lo spazio richiesto fosse già occupato, lo speaker potrà fornire informazioni riguardo a quale riunione si terrà nella sala e a chi saranno i componenti. Grazie alle funzionalità Smart Home di Alexa, sarà possibile accendere esclusivamente con comandi vocali i dispositivi all’interno delle sale riunioni. Si potranno regolare le luci o avviare i videoproiettori dando un semplice comando allo speaker. Tutti gli impegni legati alle sale riunioni e all’occupazione delle aree comuni vengono automaticamente registrati all’interno del calendario aziendale. In altre parole tutti i dipendenti potranno sapere in tempo reale quali riunioni vengono programmate.
- Composizione automatica dei numeri di teleconferenza
Alexa for business permette ai collaboratori aziendali di prendere parte a riunioni e videoconferenze tramite lo speaker Alexa. Come? Semplice. Basterà pronunciare il comando: “Alexa, inizia la riunione” e lo speaker andrà a controllare quale riunione si sta svolgendo o sta per iniziare nel database aziendale per collegarsi con quest’ultima. Per abbandonare una videoconferenza sarà invece sufficiente pronunciare la frase: “Alexa, termina la riunione”.
- Gestione dei dispositivi aziendali e delle competenze
Amazon Alexa for business consente di gestire da un’unica interfaccia tutti i dispositivi Echo condivisi associati al network. Sarà possibile stabilire un luogo specifico per ogni dispositivo e limitarne le competenze e le funzionalità. In altre parole i dipendenti potranno utilizzare quel dispositivo posizionato in quello specifico spazio aziendale solo per compiere alcune azioni. Le competenze assegnate ai singoli device sono differenti: ai dispositivi condivisi potranno essere attribuite alcune competenze più utili alla gestione globale dell’organizzazione aziendale, a quelli privati altre competenze legate al lavoro singolo di ogni dipendente.
Amazon Alexa for business: quanto costa?
Implementare un servizio Alexa for business nel proprio ufficio non ha un costo inaccessibile. La prima spesa da mettere in conto – nonché quella più considerevole – è senza dubbio relativa ai dispositivi hardware Alexa. Gli speaker sono presenti su mercato con prezzi diversi che vanno dai 50$ circa, per le versioni più economiche, ai 130$ circa, per le versioni più all’avanguardia.
Per il servizio Alexa for business i costi sono particolarmente vantaggiosi in relazione alle prestazioni garantite. Il pagamento avviene mensilmente sulla base del numero di dispositivi business attivi. Alle aziende che scelgono di utilizzare Alexa for business vengono addebitati 7$ al mese per ogni dispositivo condiviso più 3$ al mese per ogni dispositivo individuale (utente iscritto).
Amazon Alexa for business: i 5 vantaggi di averlo in ufficio
Ecco quali sono i vantaggi derivanti dall’implementazione di un servizio Alexa for business nel proprio ufficio:
- Riduzione di sprechi di tempo
L’allineamento di tutte le attività aziendali e la condivisione degli impegni comuni mediante il calendario Alexa for business è fondamentale per ridurre gli sprechi di tempo in ufficio. I dipendenti non dovranno più perdere tempo per informarsi riguardo agli impegni di altri collaboratori. Avranno la possibilità di conoscere quali attività sono state programmate chiedendolo direttamente ad Alexa e di pianificare tutte le attività comuni semplicemente con un comando vocale.
- Riunioni e meeting semplificati
Grazie ad Alexa for business è possibile prenotare sale riunioni in modo semplice e veloce, gestire facilmente gli spazi comuni e avviare meeting e videoconferenze utilizzando Alexa. In questo modo tutti i dipendenti potranno allineare i propri impegni con le riunioni in programma. Avranno inoltre la possibilità di partecipare a tutti i meeting semplicemente utilizzando Alexa.
- Riduzione della distanza tra sedi differenti
Utilizzando i device collegati alla rete Alexa for business si potrà costruire un network di collegamento tra tutti i dispositivi di diverse sedi. In questo modo sarà possibile allineare il lavoro di più sedi lavorative e organizzare meglio tutte le attività aziendali. Anche le conferenze potranno essere svolte mediante gli smart speaker in modo semplice e veloce, riducendo così notevolmente il numero dei problemi di comunicazione.
- Miglioramento dell’organizzazione interna
Tutta l’organizzazione interna relativa alle attività aziendali può trarre notevoli miglioramenti dal sistema Alexa for business. La condivisione in tempo reale del calendario delle attività comuni, della pianificazione delle riunioni e dei meeting aziendali è senza dubbio un vantaggio considerevole per qualsiasi attività. Tutti i dipendenti potranno organizzare i propri impegni personali sulla base di quelli aziendali, senza alcun problema di informazione.
- Ottimizza le comunicazioni
Come precedentemente affermato, le comunicazioni interne aziendali potranno riscontrare miglioramenti importanti dall’utilizzo di Amazon Alexa for business. L’intelligenza artificiale potrà semplificare anche le comunicazioni esterne. I dispositivi individuali dispongono, infatti, di funzionalità specifiche di messaging e call programmate per migliorare e velocizzare le comunicazioni tra collaboratori e clienti esterni.
