Crisis management efficace per PMI: 10 consigli per gestire la crisi e mantenere la stabilità

Le situazioni difficili possono influire negativamente sulle prestazioni e sull’immagine di un’azienda. Un piano di Crisis Management ben strutturato è fondamentale per affrontarle efficacemente e preservare la stabilità dell’organizzazione.

Cos’è il Crisis Management e perché è importante per una PMI?

Il Crisis Management, in italiano “gestione della crisi”, comprende un insieme di pratiche adottate dalle aziende per affrontare situazioni problematiche e rischi, sia interni che esterni, che possono minacciare il normale funzionamento dell’attività, compromettendo operazioni e reputazione.

Questo percorso si basa su strategie di pianificazione strutturata e strumenti specifici, consentendo alle imprese di gestire in maniera efficace e tempestiva le minacce che minano l’equilibrio dell’azienda (ad esempio, errori umani, malfunzionamenti tecnici, etc.), garantendo la resilienza e l’adattabilità delle organizzazioni.

Il Crisis Management planning si articola in tre fasi principali:

• Analisi dell’azienda: solo attraverso un attento monitoraggio dell’ambiente esterno e interno dell’organizzazione è possibile gettare la basi per una pianificazione della crisi adeguata alle caratteristiche dell’azienda. Con l’analisi e la raccolta dei dati, che possono essere effettuate anche con strumenti di Intelligenza Artificiale e Machine Learning, si possono individuare vulnerabilità e problematiche nascoste, nonché elaborare strategie utili a gestirle.
• Risposta agli ostacoli: la seconda fase prevede la creazione di linee guida e delle simulazioni pratiche per addestrare il team di gestione della crisi e insegnare al personale interno ad affrontare qualsiasi emergenza. Grazie ad attività di brainstorming, ad esempio, è possibile elaborare delle risposte a diversi scenari minacciosi, fornendo all’azienda gli strumenti giusti per rispondere tempestivamente e in maniera efficace a ogni problema.
• Ritorno alla normalità: l’ultimo step riguarda il processo di recupero post-crisi, una fase cruciale e spesso trascurata. Essa implica il ripristino della normalità, la riparazione dei danni e, se necessario, il risarcimento delle persone coinvolte.

10 passi fondamentali per gestire con successo una crisi aziendale

Per affrontare al meglio le crisi aziendali, dalle più piccole a quelle che minacciano seriamente il normale funzionamento dell’impresa, è cruciale preparare il personale e, in particolare, il team di gestione della crisi. Solo con un approccio strutturato e una preparazione adeguata, si può rispondere in modo lucido ed efficace a ogni tipo di emergenza.

Ecco dieci consigli pratici per gestire al meglio una crisi:

1. Creare un Crisis Management Plan (CMP)

Il primo passo per gestire una crisi è quello di formulare un Crisis Management Plan. Il CMP deve essere chiaro, semplice e facilmente consultabile dal team di gestione. Il Crisis Management Plan deve inoltre prevedere diversi scenari di crisi, le relative cause e obiettivi, e includere strategie di risposta concrete, oltre a documenti come i numeri di emergenza, la matrice di valutazione dei rischi e la designazione del Crisis Management Team.

2. Formare un crisis management team

Non si può richiedere a tutto il personale di gestire la crisi e riportare la stabilità, specialmente se la forza lavoro è poca ed è necessario tenere in piedi più aree di una struttura aziendale. È fondamentale creare un team specifico, composto da membri con competenze diverse e capacità decisionali, che si occupi esclusivamente di affrontare le emergenze. Ogni membro deve essere consapevole del proprio ruolo e responsabile della gestione di specifici aspetti della crisi.

3. Ottimizzare la comunicazione

Una buona comunicazione è un fattore fondamentale per gestire al meglio una situazione di crisi. Un erroneo o poco efficace scambio di informazioni, infatti, può incidere sulla buona riuscita di una strategia per affrontare le emergenze. Durante la crisi, è importante mantenere informato il personale interno, ma anche gli stakeholder e i consumatori, per evitare danni alla reputazione del brand. Scegliere un portavoce con esperienza comunicativa può fare la differenza.

4. Analizzare i punti di forza e di debolezza dell’azienda

Per gestire in maniera efficace una crisi è essenziale conoscere i punti di forza e di debolezza dell’azienda. Quest’analisi andrebbe fatta prima che si presenti un problema, poiché solo in questo modo sarà possibile affrontare in maniera tempestiva ogni ostacolo. Infatti, molte crisi derivano da vulnerabilità già presenti nella struttura della PMI, che vengono talvolta sollecitate e amplificate da fattori esterni o interni all’organizzazione.

5. Tenere sotto controllo budget, spese e perdite

La gestione economica è fondamentale per affrontare le crisi aziendali. Tenere sotto controllo costante il budget e le spese aiuta a identificare tempestivamente i rischi e ad adottare misure correttive; un aspetto ancora più critico per realtà come le startup, che operano con risorse limitate. Un monitoraggio accurato permette di preservare la fiducia degli stakeholder e di garantire la stabilità finanziaria della PMI.

6. Non sottovalutare la formazione

Investire nella formazione continua del personale è indispensabile per prepararsi a gestire qualsiasi tipo di crisi. Che si tratti di aggiornamenti tecnologici, come i pagamenti digitali o l’introduzione della GenAI, o di competenze specifiche nella gestione delle emergenze, la formazione aiuta a prevenire errori gravi e a mantenere l’azienda stabile anche in situazioni difficili.

7. Avere un Business Continuity Planning

Il Business Continuity Plan, in italiano “piano di continuità operativa”, è una strategia che permette a una grande società o a una PMI di poter continuare l’attività anche in situazioni di emergenza, come ad esempio durante attacchi informatici. Questo documento contribuisce a minimizzare i rischi e i danni a cui vanno incontro le imprese in situazioni di crisi, permettendo a chi è colpito di continuare a operare in maniera efficiente e senza troppe perdite.

8. Essere sempre aggiornati sulla situazione del mercato e del proprio settore

Rimanere costantemente aggiornati sulle tendenze del mercato e del settore è cruciale per non trovarsi impreparati di fronte a nuove sfide. Molte volte, infatti, i problemi nascono da una struttura obsoleta, che non riesce a stare al passo con i cambiamenti e perde competitività. Solo monitorando attivamente le evoluzioni del mercato è possibile individuare potenziali minacce e intervenire in anticipo per evitarle o, comunque, ridurne l’impatto.

9. Rafforzare la Brand Identity

Le crisi spesso minacciano la reputazione di un’azienda. È fondamentale lavorare costantemente per costruire e rafforzare una Brand Identity solida, trasparente e coerente. Essere autentici e fedeli ai propri valori aziendali aiuta a mitigare i danni reputazionali, soprattutto quando ci sono problematiche interne o esterne che coinvolgono l’immagine dell’impresa.

10. Avere un buon piano di recovery​

Infine, ma non meno importante, il piano di recovery, ovvero il piano per il ritorno alla normalità, è essenziale per evitare ulteriori ostacoli, anche minori, che potrebbero compromettere l’efficienza dell’impresa. Spesso trascurato, il recovery plan richiede una strategia specifica per recuperare rapidamente le perdite (ad esempio, attraverso il backup dei dati in caso di attacco informatico) e permettere all’azienda di rimettersi in moto nel minor tempo possibile.

In sintesi, una gestione efficace della crisi richiede pianificazione, preparazione e un approccio strutturato che consenta all’impresa di reagire rapidamente e con competenza.

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