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Fattura accompagnatoria: quando si emette, come si compila e come si evolve con la fatturazione elettronica
La fattura accompagnatoria è un documento contabile “ibrido”: è l’unione ufficiale di fattura immediata e Documento di Trasporto.
Fattura accompagnatoria: cos’è e quando si emette
La fattura accompagnatoria è un documento con valore contabile che si distingue dalle ordinarie fatture in quanto contiene sia le informazioni fiscali riportate all’interno di fatture immediate, sia le informazioni di trasporto riportate all’interno dei tipici DDT (Documenti di Trasporto).
Quando si deve emettere una fattura accompagnatoria? Questo documento contabile si può emettere quando si verifica la cessione di beni che devono essere fisicamente trasferiti al cliente. La fattura accompagnatoria non può essere utilizzata quando si parla di prestazione di servizi: infatti, in questo caso la normativa prevede l’utilizzo di una normale fattura immediata.
Questa fattura consente di attestare all’interno di un unico documento sia le informazioni obbligatorie relative al trasporto della merce che le informazioni fiscali necessarie per attestare il rapporto con il cliente. Proprio come il DDT, questo documento deve accompagnare la merce nel viaggio e deve essere consegnato al cliente.
La fattura accompagnatoria è ufficialmente in grado di sostituire pienamente sia la fattura ordinaria che il DDT, infatti:
- Svolge la funzione di un DDT in quanto attesta il trasporto dei beni con informazioni relative a spedizione, merce e consegna;
- Svolge la funzione di una fattura immediata in quanto attesta con informazioni fiscali la conclusione del rapporto con il cliente.
Scopriamo insieme quali sono le regole di compilazione per la fattura accompagnatoria e quali le nuove modalità di utilizzo legate alla fatturazione elettronica.
Regole generali di fatturazione e diverse tipologie di documenti
Prima di scoprire come si emette una fattura accompagnatoria è necessario conoscere quali siano le norme generiche in merito alla fatturazione. Infatti, le regole generali in materia sono riportate nell’Art. 21 del D.P.R. 633/72: in questo documento si stabilisce che ogni fattura debba essere emessa entro le ore 24 del giorno stesso dell’effettuazione dell’operazione di cessione di beni o prestazione di servizi.
Il momento di effettuazione delle operazioni è differente:
- Quando si parla di cessioni di beni immobili è necessario considerare il momento della stipulazione del contratto;
- Quando si parla di cessioni di beni mobili è necessario considerare il momento della consegna o della spedizione;
- Quando si parla di prestazioni di servizi è necessario considerare il momento del pagamento del corrispettivo.
Nel “momento impositivo” indicato per ognuna delle operazioni commerciali sopra elencate scatta l’obbligo di emissione della fattura, ovvero del documento che attesta l’operazione in termini fiscali.
Quali sono le differenze tra fattura accompagnatoria e DDT, fattura immediata e fattura differita?
- Fattura immediata
Quando si parla di fattura immediata si indica un documento fiscale emesso entro le ore 24 del giorno stesso di effettuazione dell’operazione di cessione di beni o prestazione di servizi. Quando la fattura immediata riguarda merce che deve essere spedita o consegnata al cliente deve necessariamente essere abbinata al Documento di Trasporto.
- Fattura differita
Si parla di fattura differita quando si emette un documento fiscale entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione di cessione di beni o prestazione di servizi. Questo documento fiscale è in grado di riassumere tutte le operazioni commerciali effettuate nello stesso anno solare verso un unico committente. In altre parole, per tutte le operazioni di consegna o spedizione effettuate durante il mese di Aprile 2020 nei confronti di uno stesso cessionario sarà possibile emettere un’unica fattura entro il giorno 15 Maggio 2020.
- Documento di Trasporto
Il Documento di Trasporto, più comunemente conosciuto come DDT, è un documento ufficiale previsto dalla normativa italiana per quanto riguarda il trasporto di merci e prodotti. Il DDT viene sempre spedito insieme alla merce da recapitare all’acquirente e deve essere accompagnato da una fattura ordinaria. Questo documento ha sostituito la nota bolla di accompagnamento o bolla di consegna. Si tratta di un documento che riassume tutte le informazioni riguardanti la spedizione, la consegna e il trasporto della merce.
- Fattura accompagnatoria
Come già affermato, la fattura accompagnatoria è un documento fiscale in grado di riassumere le informazioni di una fattura immediata e di un DDT. In questo documento sono elencati tutti i dati fiscali e di trasporto obbligatori: il suo scopo è sostituire con un unico documento il DDT e la fattura immediata tipici delle cessioni di beni che devono subire un trasferimento.
Fattura accompagnatoria: elementi obbligatori e regole di compilazione
Se la fattura accompagnatoria è un “ibrido” tra fattura immediata e Documento di Trasporto, quali sono i dati obbligatori da inserire all’interno di questo documento? Ecco un esempio di fattura accompagnatoria:
- Numero progressivo del documento;
- Data di consegna e spedizione della merce;
- Generalità dei soggetti tra cui viene effettuata l’operazione (azienda cedente e cliente);
- Generalità del soggetto incaricato al trasporto;
- Descrizione dei beni trasportati: natura, peso e quantità;
- Prezzo unitario dei beni trasportati e eventuali sconti praticati;
- Totale imponibile ai fini IVA;
- Importo IVA in base all’aliquota da applicare alle singole categorie di beni;
- Importo totale;
- Firma dell’impresa che spedisce la merce;
- Firma del soggetto incaricato al trasporto;
- Firma del destinatario (da apporre alla consegna).
Regole di emissione della fattura accompagnatoria
Ogni fattura accompagnatoria va emessa in 3 copie:
- Una per l’impresa;
- Una per il vettore;
- Una per il cliente.
Le copie di trasportatore e cliente devono essere firmate dagli stessi: infatti, proprio come per il DDT, la firma costituisce la prova dell’avvenuta consegna della merce. In genere, è il trasportatore a far firmare la copia al cliente mediante firma digitale, per poi inviarla al venditore firmata.
Le fatture accompagnatorie devono essere conservate per 5 anni ai fini dei controlli tributari, mentre le relative scritture contabili devono essere conservate per 10 anni ai fini civilistici.
Fattura accompagnatoria elettronica: le regole con la fatturazione elettronica
Con la fatturazione elettronica, si può considerare una fattura ufficialmente emessa e valida solo dopo la trasmissione del documento in formato XML al Sistema di Interscambio e dopo l’accettazione del documento da parte di quest’ultimo. In altre parole, una fattura emessa dall’azienda cedente, ma non inviata né accettata dal SdI non ha alcuna valenza fiscale.
Partendo da questo presupposto, è chiaro che il processo di invio e accettazione di una fattura elettronica possa difficilmente compiersi prima che un carico di merce acquistata venga spedita al cliente, come invece accade quando si parla di fattura accompagnatoria. Infatti, questo documento viene emesso dal venditore e allegato al carico di merce in viaggio verso l’acquirente in sostituzione del DDT.
Ma, se la fattura accompagnatoria non può essere emessa in formato elettronico prima che la merce venga spedita, quale documento ufficiale verrà allegato al carico? Ricorda: la merce non può viaggiare priva di documentazione valida relativa al trasporto. Per questo i carichi devono sempre essere accompagnati da un DDT cartaceo o elettronico, ovvero un documento che attesti tutti i dati relativi alla spedizione e al trasporto dei beni dal venditore all’acquirente.
È chiaro che la fattura accompagnatoria classica potrebbe non essere la soluzione perfetta per adeguarsi al nuovo sistema di fatturazione elettronica. Per questo, l’alternativa migliore per chi utilizza questo documento fiscale regolarmente è affidarsi alla fattura elettronica differita. Infatti, questa fattura è un documento riepilogativo che potrà contenere più operazioni e potrà essere emesso in seguito alla consegna dei beni.
Come funziona? Il venditore dovrà spedire la merce con i relativi DDT cartacei o elettronici. In seguito alle spedizioni, più precisamente entro il giorno 15 del mese successivo all’operazione, si potrà emettere un’unica fattura differita contenente tutte le operazioni verso ogni singolo cliente. La fattura elettronica differita farà riferimento alle informazioni contenute nei singoli DDT per attestare la valenza fiscale delle operazioni.
In questo modo il DDT e la fattura differita riepilogativa possono sostituire in modo semplice la fattura accompagnatoria senza il bisogno di emettere una singola fattura immediata per ogni carico di merce spedita.
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