Firma digitale: che cos’è e perché può essere utile per la tua attività
Nell’era del digitale per eccellenza, anche la firma, ovvero una delle garanzie più importanti a livello individuale e aziendale, si dematerializza e diventa elettronica.
Che cos’è la firma digitale? La definizione per eccellenza ci è fornita dal Codice dell’Amministrazione Digitale:
“La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di questa firma integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”.
In altre parole, la si tratta di una procedura informatica che, sostituendo la firma autografa mediante un sistema crittografo asimmetrico, consente di contrassegnare un documento mediante un numero binario, garantendone autenticità e veridicità da parte del firmatario.
La firma digitale viene ampiamente utilizzata in ambito aziendale, in quanto consente di conferire validità legale a documenti informatici utilizzati in diverse situazioni, quali sottoscrizione di contratti, autenticazione di pagamenti elettronici o attestazione di atti amministrativi a livello pubblico o privato.
Ecco alcune delle risposte alle domande più frequenti riguardanti l’utilizzo della firma digitalizzata in ambito business:
- A che cosa serve la firma digitale?
Questa firma viene utilizzata per conferire valore legale a qualsiasi documento informatico. Nello specifico, la firma digitale si rivela molto utile in ambito aziendale per digitalizzare la gestione dei flussi contabili e della documentazione ufficiale. Infatti, la firma digitalizzata è obbligatoria per autenticare le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione, mentre è facoltativa – ma ampiamente utilizzata – per firmare bilanci aziendali e documenti amministrativi. La firma digitale è utilizzata anche per autenticare transazioni con carta e strumenti di pagamento tracciabili.
Documenti e procedure attestate firmati digitalmente sono caratterizzati da:
- autenticità: la firma digitale certifica la corrispondenza univoca tra il soggetto firmatario e chi dichiara di essere l’autore del documento;
- integrità: un documento firmato digitalmente non può essere modificato o alterato in nessuna parte;
- validità legale: questa firma, proprio come una tradizionale firma autografa, conferisce al documento validità legale.
- Firma digitale vs firma elettronica: qual è la differenza?
Molto spesso si confonde la firma digitalizzata con quella elettronica: in realtà si tratta di due strumenti differenti. Infatti, la firma elettronica può essere di tre diverse tipologie: semplice, avanzata e qualificata. Nella categoria “firma elettronica qualificata” rientra anche la firma digitalizzata.
Se da una parte la firma elettronica semplice ha una valenza giuridica leggera, dall’altra questa firma conferisce sempre validità legale al documento o alla procedura in questione: infatti, la firma digitale, come quella autografata su carta, è in grado di garantire il riconoscimento univoco del firmatario.
- Come funziona la firma digitalizzata?
Firma digitale: come funziona? Questa è una delle domande più comuni. Questa sigla riesce a riprodurre un codice univoco grazie ad un sistema di chiavi asimmetriche a coppia correlate tra loro, ovvero due numeri binari di pari lunghezza crittografati a 2048 bits:
- chiave pubblica, a disposizione di tutti, è utile al destinatario per verificare la provenienza e l’autenticità del documento;
- chiave privata, inserita dall’autore nel momento dell’apposizione della firma. La chiave privata è sotto il controllo esclusivo del firmatario.
- Quando richiedere una firma digitalizzata?
Un’altra domanda particolarmente comune è: quando viene utilizzata la firma digitale? In realtà esistono diverse situazioni nelle quali questo strumento potrebbe rivelarsi utile: per autenticare documenti informatici, all’interno delle procedure di archiviazione e fatturazione aziendale, nelle procedure telematiche d’acquisto o nel processo di accettazione di pagamenti elettronici.
Uno dei casi più comuni di utilizzo della firma digitale è proprio durante la fase di pagamento. Infatti, molto spesso per concludere il pagamento con carta di credito il cliente è tenuto ad autenticare la transazione mediante firma. In questo caso, la firma digitalizzata può sostituire quella autografata velocizzando notevolmente il check-out.
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