Foglio presenze dipendenti: come si crea, come compilarlo e perché è importante per tenere sotto controllo le procedure amministrative della tua azienda
Monitorare tutti i movimenti dei propri dipendenti è un’attività indispensabile per organizzare un controllo di gestione davvero efficace. Per questo il foglio presenze dipendenti è uno strumento imprescindibile per ogni azienda.
Ma cos’è il foglio presenze? È un documento di tipo amministrativo che permette di raccogliere tutti i movimenti dei lavoratori all’interno di un’azienda. Ferie, ore di permesso, malattie, trasferte e aspettative… ecco solo alcuni dei dati che questo strumento consente di archiviare. Il foglio di presenza è utile sia al lavoratore che all’azienda stessa. Infatti, se il lavoratore potrà monitorare tutti i suoi movimenti, il datore di lavoro avrà tutti i parametri archiviati in vista dell’emissione della busta paga.
È importante ricordare che, proprio come la prima nota contabile, il foglio presenze non è un documento soggetto a normativa. Pertanto, non esiste un formato corretto nel quale redigerlo: è possibile compilarlo utilizzando il metodo più consono alle necessità aziendali. Molte aziende optano per software gestionali online per compilare i propri documenti, altre preferiscono affidarsi a programmi più semplici quali Excel o Word.
Il datore di lavoro può scegliere liberamente tra due tipologie di documento:
- Foglio di presenza giornaliero o complessivo: questo documento è accessibile a tutti i dipendenti che dovranno compilarlo segnando giornalmente i propri movimenti;
- Foglio presenze mensile/settimanale o ad personam: in questo caso esiste un foglio privato per ogni dipendente, il cui accesso è riservato alla sola persona in questione. I dati, essendo riferiti ad un solo dipendente, non sono raccolti giornalmente, ma settimanalmente o mensilmente (al fine di facilitare l’emissione della busta paga a fine mese).
Scopriamo insieme come si compila un foglio presenze dipendenti, come fare a realizzarlo e perché è importante per l’azienda.
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Foglio presenze dipendenti: come si compila?
Esistono diversi metodi per compilare un foglio presenze:
- Le aziende più grandi si affidano spesso a software gestionali online o alla soluzione badge, ovvero una tessera magnetica in grado di registrare automaticamente gli orari di ingresso e uscita del dipendente;
- Altre aziende delegano questa attività ad una figura specifica, il responsabile del personale;
- Le realtà più piccole preferiscono servirsi dei classici fogli Excel che sono compilati dagli stessi dipendenti (sotto supervisione del datore di lavoro).
Che si tratti di un foglio presenze mensile o giornaliero, di un software gestionale o di un registro Excel, questo documento amministrativo deve sempre contenere i seguenti dati:
- Nome dell’azienda/ente;
- Nome e cognome del lavoratore (se il registro è mensile) o dei lavoratori (se il registro è giornaliero);
- Anno di riferimento;
- Giorno o mese in cui inserire i dati di presenza;
- Campo dedicato alla firma del responsabile;
- Campo dedicato ai giustificativi relativi a malattie, ritardi e assenze: in questo spazio si potranno inserire le classiche sigle Ag (assenza giustificata), Ai (assenza in attesa di giustifica), M (malattia), F (ferie) o P (permesso).
Foglio presenze Excel
Uno dei metodi più utilizzati dalle piccole imprese per tenere sotto controllo il movimento dei propri dipendenti è il foglio di lavoro Excel. Infatti, utilizzando questo programma si potranno creare manualmente fogli di lavoro giornalieri, settimanali o mensili. Inoltre, Excel supporta tra i modelli preimpostati alcuni layout e format di fogli presenze già creati, pronti per essere compilati.
Ecco un esempio di foglio presenze Excel settimanale scaricato gratuitamente dalla sezione “Cerca modelli online” del programma stesso:
Quella dei modelli già esistenti è senza dubbio una soluzione molto utile per le piccole realtà che non hanno né una figura dedicata al personale, né molto tempo da perdere nella creazione di un file presenze ex novo.
Excel è un’ottima alternativa anche per chi preferisce realizzare in modo manuale un foglio presenze personalizzato ad hoc. Infatti, si può rendere il foglio valido a livello collettivo (ovvero per più lavoratori) semplicemente associando Nome e Cognome di ogni lavoratore ad una specifica colonna. Al contrario, seguendo il modello del registro settimanale Excel ad personam sopra riportato, è possibile creare un foglio presenze mensile semplicemente aumentando il numero di righe nella colonna “Data” (portandole da 7 al numero totale dei giorni del mese corrente).
Foglio presenze dipendenti con software gestionale
Le aziende con un numero di dipendenti più elevato scelgono spesso di affidarsi a software gestionali pensati appositamente per ottimizzare il controllo amministrativo e contabile aziendale. Questi programmi sono in grado di fornire in automatico uno strumento di raccolta movimenti aziendali pronto per essere utilizzato. Basterà creare un account aziendale e uno per ogni dipendente: in questo modo ogni lavoratore potrà gestire in autonomia i propri movimenti, sempre sotto la supervisione del datore di lavoro.
Uno dei software più utilizzati per archiviare i dati dei dipendenti è Dipendenti in Cloud, un programma in grado di gestire il file presenze, il rilascio delle buste paghe e di calcolare in automatico tutti i dati utili per l’amministrazione aziendale.
Un’altra soluzione automatizzata largamente diffusa è quella del badge aziendale collegato ad un software gestionale. In questo caso il dipendente, passando il badge vicino ad un apposito hardware, registrerà tutti i propri movimenti aziendali: ingressi, pause e uscite.
Foglio presenza lavoratori: 3 vantaggi per l’azienda
Ecco quali sono i 3 motivi principali per cui un’azienda (grande, media o piccola) dovrebbe dotarsi di un foglio presenze dipendenti:
- Ottimizza la gestione contabile e l’emissione della busta paga
Il foglio di presenza per i lavoratori è fondamentale per migliorare e snellire le procedure contabili aziendali. Infatti, tutta la contabilità dell’attività dipende inevitabilmente dai dati relativi alle presenze dei dipendenti. Questo documento è utile per raccogliere i parametri necessari per l’emissione della busta paga da parte del commercialista: definisce lo stipendio, i giorni di ferie, di malattia e di permesso rimanenti. Inoltre, è fondamentale per calcolare i contributi INPS e – se previsti dal contratto – il numeri dei buoni pasto destinati al lavoratore.
- Aiuta i dipendenti a tenere sotto controllo i propri movimenti
Il foglio di presenza non è utile solo per il datore di lavoratore a fini burocratici. È indispensabile anche per gli stessi lavoratori che, utilizzandolo, potranno tenere sotto controllo tutti i dati organizzando al meglio il proprio lavoro. Conoscere il numero di ore di permesso retribuito rimanenti o i giorni esatti di ferie residui è molto utile al lavoratore per conciliare al meglio vita professionale e privata.
- Sgrava il datore di lavoro dalla responsabilità di controllo continuo
Il foglio presenze consente al datore di lavoro di concentrarsi su attività diverse da quelle relative al personale. In altre parole, rendere i propri dipendenti autonomi nella compilazione del file semplifica inevitabilmente l’attività del datore di lavoro. Infatti, l’imprenditore potrà ritrovare già compilati tutti i dati utili per l’emissione della busta paga a fine mese, senza doversi preoccupare di svolgere questa attività in prima persona.
