Come lavorare in Smart Working: le 8 regole per organizzare il lavoro a distanza
Lo Smart Working fa attualmente parte della quotidianità di numerose attività: ma, come organizzare al meglio il lavoro da remoto per renderlo produttivo ed efficace?
Lavorare in Smart Working è ormai una pratica piuttosto comune sia per aziende più organizzate e di grandi dimensioni che per piccole e medie imprese alle prime armi con il lavoro da remoto. Infatti, in particolar modo a causa dell’attuale emergenza sanitaria, il lavoro agile è stato fortemente incentivato dalle autorità e di conseguenza adottato come modalità operativa ordinaria da numerose attività a livello internazionale.
Ma, per lavorare in Smart Working in modo corretto e rendere il lavoro realmente performante non è sufficiente affidarsi agli strumenti tecnologici: è necessario pianificare le attività da svolgere con attenzione, conoscere i propri collaboratori e scandire il tempo della giornata lavorativa in modo ottimale.
Inoltre, se svolto con la metodologia corretta, lo Smart Working può rivelarsi una risorsa particolarmente vantaggiosa per un’attività: infatti, operando da remoto, i lavoratori hanno la possibilità di bilanciare in modo ottimale attività professionale e vita privata, risultando maggiormente produttivi nel proprio incarico.
Per questo, per sfruttare al meglio tutte le potenzialità del lavoro agile, è necessario predisporre un’organizzazione e un monitoraggio costante delle attività. Scopriamo insieme in che modo.
Modalità Smart Working: 8 regole per gestire al meglio il lavoro agile
Ecco quali sono le 8 regole d’oro per organizzare al meglio il lavoro a distanza e rendere un team di lavoro produttivo e performante:
- Fornisci al tuo team gli strumenti giusti per lavorare
Il primo passo per organizzare efficacemente il lavoro di un team a distanza è fornire ad ogni lavoratore in Smart Working l’attrezzatura necessaria per poter svolgere la propria attività da remoto senza problematiche. Quali sono gli strumenti necessari? In genere si parla di computer e connessione Internet veloce, per fare in modo che tutti i lavoratori possano svolgere le proprie mansioni senza utilizzare (e rischiare di danneggiare) beni propri.
Ma, il lavoro agile richiede anche strumenti aggiuntivi rispetto a quelli che tradizionalmente si utilizzano in ufficio: è indispensabile dotarsi di un tool per videoconferenze, un programma di live chat e un programma di archiviazione file. Infine, è importante assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano accesso ai file di lavoro necessari per completare le attività: un buon team leader è in grado di fornire tutti questi strumenti ai propri dipendenti per farli lavorare nel miglior modo possibile.
- Definisci gli obiettivi aziendali e condividili con il team di lavoro
Quando si svolge attività lavorativa da remoto è indispensabile comunicare periodicamente quali sono gli obiettivi aziendali a tutto il team di lavoro per far sì che i dipendenti si sentano parte integrante del progetto dell’attività.
Lavorare in Smart Working rende i collaboratori più responsabili e autonomi: proprio per questo è fondamentale che ogni risorsa del team conosca quali sono i traguardi da raggiungere e quali le modalità per farlo insieme e nel modo migliore.
- Suggerisci ai tuoi collaboratori di creare un’area in casa appositamente per il lavoro
Non essendoci il clima professionale di un ufficio, è fondamentale stimolare i dipendenti in Smart Working a creare un’area in casa adibita appositamente all’attività lavorativa. Infatti, individuare uno spazio tranquillo è fondamentale per concentrarsi e rendere al 100% nella propria attività lavorativa.
Per questo, un consiglio vincente potrebbe essere invitare tutti i membri del team a condividere la propria postazione lavorativa, così da creare un clima quanto più professionale possibile anche nel lavorare da casa.
- Organizza sessioni di formazione per fornire ai dipendenti informazioni riguardo agli strumenti dello Smart Working
In genere, lo Smart Working implica per i lavoratori l’utilizzo di nuovi strumenti e piattaforme. Infatti, i tool di live chat o di videoconferenza, indispensabili per il lavoro agile, sono raramente utilizzati all’interno dell’ufficio, luogo nel quale idee e progetti sono quotidianamente condivisi di persona.
Per questo è indispensabile predisporre delle brevi sessioni di formazione per i membri del team al fine di condividere con tutti le informazioni sull’utilizzo dei nuovi programmi aziendali. Durante queste sessioni è consigliato condividere anche una linea guida riguardo alle modalità di svolgimento del lavoro da remoto: pianificare le attività, condividerne i progressi e, di seguito, indicarne il termine.
- Pianifica meeting periodici in videoconferenza
Un altro consiglio molto importante per chi gestisce un team di lavoro da remoto è pianificare riunioni periodiche con i propri collaboratori. In genere, i meeting in videoconferenza sono utilizzati per scambiarsi idee e progetti, al fine di reperire soluzioni nuove frutto di condivisione e cooperazione.
- Mantieni la comunicazione con i membri del tuo team
I meeting non servono esclusivamente per parlare di lavoro. Infatti, possono essere utilizzati anche in modo più “informale”: condividere la pausa caffè con i propri colleghi, proprio come avviene in ufficio, è una buona idea per fare team building e per non perdere i rapporti personali con i propri collaboratori.
- Mantieni il contatto con i tuoi clienti
Se è vero che la comunicazione tra colleghi è fondamentale per lavorare in Smart Working in modo efficace, è altrettanto vero che anche la comunicazione con i propri clienti è indispensabile. Infatti, anche quando si organizza il lavoro da remoto, è importante mantenere il rapporto con i propri clienti e non distogliere l’attenzione dal mercato.
Un consiglio per mantenere ben saldi i rapporti con i clienti è utilizzare strumenti quali videoconferenze e meeting anche per comunicare con loro. Basterà fissare delle call periodiche e preparare dei report in grado di mostrare ai clienti come procede l’attività e quali sono i prossimi obiettivi da raggiungere.
- Garantisci ai tuoi collaboratori il diritto alla disconnessione
Molto spesso si pensa che lavorare in Smart Working significhi non avere orari e risultare sempre disponibili: non è così. Infatti, è importante stabilire un orario di lavoro ben definito, proprio come quando si lavora in presenza: la reperibilità e le comunicazioni professionali devono avere un limite. Il diritto alla disconnessione consente ai dipendenti di bilanciare al meglio vita professionale e vita privata, rendendosi più produttivi durate l’attività lavorativa.
