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Prima nota contabile: cos’è, quali movimenti registrare e con quali strumenti redigerla
La prima nota è un documento di contabilità indispensabile per tenere sotto controllo i movimenti monetari di un’attività. Saper redigere la prima nota contabile dovrebbe essere una priorità di aziende e liberi professionisti.
Che cos’è la prima nota?
La prima nota è semplicemente un registro contabile nel quale vengono tracciate tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari che si registrano quotidianamente all’interno di un’attività commerciale. La prima nota non è un documento obbligatorio per legge, ma risulta particolarmente utile nell’elaborazione del libro giornale, ovvero il documento ufficiale – richiesto dalla normativa – comprendente tutti i movimenti di denaro legati all’attività.
A chi serve la prima nota? È un documento particolarmente utile per piccole e medie imprese e liberi professionisti. Consente, infatti, di tenere sotto controllo autonomamente i flussi economici del proprio business e di semplificare il lavoro del commercialista nel controllo della contabilità. È consigliato aggiornare il documento quotidianamente o settimanalmente, al fine di evitare potenziali errori dovuti all’accumulo di informazioni da inserire. La prima nota va trasmessa periodicamente al proprio commercialista al fine di integrarla con tutta la documentazione di rendicontazione prevista dalla legge.
Non essendo un documento ufficiale, la prima nota non ha particolari vincoli formali. Infatti, sarà discrezione dell’attività scegliere il metodo più adatto per redigere il documento. Molti professionisti utilizzano formulari cartacei specifici, mentre i liberi professionisti optano spesso per i fogli Excel. Le imprese più organizzate optano invece per software gestionali in grado di monitorare automaticamente tutti i movimenti finanziari. I software gestionali risultano senza dubbio lo strumento più adatto per tracciare una contabilità ordinata e strutturata.
La prima nota contabile include tutte le operazioni economiche aziendali: sia il pagamento in contanti, sia i movimenti bancari registrati. Molte attività preferiscono separare le operazioni redigendo due documenti differenti:
- Prima nota cassa, ovvero il documento nel quale vengono annotate tutte le operazioni di pagamento in contanti;
- Prima nota banca, documento nel quale sono riassunti tutti i movimenti economici documentati (assegni, fatture, bonifici, etc.).
Scopriamo come si compila la prima nota, quali sono i movimenti economici da registrare, quali i metodi per crearla in autonomia e che vantaggi garantisce alle aziende che ne fanno uso.
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Come si compila la prima nota cassa?
La prima nota non è altro che una tabella nella quale ogni riga corrisponde ad un movimento economico dell’azienda (entrata o uscita). Come fare la prima nota? Non essendo un documento normato dalla legge, ogni attività può valutare quali e quante informazioni inserire in base alle proprie esigenze. È sempre consigliato compilare la prima nota contabile con tutti i flussi economici, così da evitare potenziali errori o sviste.
Esistono dei consigli per strutturare una prima nota ordinata ed efficace. Per ogni operazione economica (annotata per riga), dovranno essere presenti le seguenti informazioni (suddivise per colonna):
- Data del movimento monetario, che consente di avere un ordine cronologico nel proprio documento;
- Descrizione del movimento, ovvero la catalogazione “Entrata” o “Uscita”;
- Riferimento o numero indicativo del documento contabile, per identificare la natura dell’operazione (per esempio “Incasso fattura n.28” o “Prelievo bancomat”);
- Importo dell’operazione;
- Note, ovvero una descrizione più estesa per identificare il movimento;
- Saldo progressivo aggiornato al termine di ogni operazione.
Quali movimenti monetari vanno registrati nella prima nota contabile?
Anche i movimenti finanziari da inserire nella prima nota sono a discrezione del soggetto che compila il documento. È consigliato registrare le seguenti operazioni monetarie:
- Entrate relative all’emissione di una ricevuta fiscale o di una fattura;
- Pagamento fattura di acquisto;
- Versamenti di contanti presso la banca;
- Prelievi di contanti presso gli sportelli;
- Pagamenti di imposte e tasse (F23, F24, etc.);
- Pagamenti di spese varie (bolli, affitti, etc.);
- Incasso corrispettivi giornalieri;
- Pagamento di retribuzioni;
- Erogazione di un finanziamento.
Esempio di prima nota Excel
3 strumenti per redigere la prima nota
Esistono diversi strumenti per monitorare i movimenti finanziari della propria attività. Anche in questo caso, sarà l’azienda o il libero professionista a scegliere il metodo ideale per redigere il proprio documento contabile.
Ecco quali sono i 3 strumenti più comuni per realizzare la prima nota:
- Moduli e formulari cartacei
Molte attività scelgono di monitorare il proprio flusso di entrate e uscite mediante dei semplici moduli cartacei. Esistono formulari con tabelle già pronte per la compilazione acquistabili facilmente in tutte le cartolerie. Il metodo cartaceo è consigliato soprattutto per attività che non hanno bisogno di monitorare un flusso abbondante di operazioni. Infatti, utilizzando questi formulari, il calcolo del saldo progressivo e della somma di entrate e uscite non avviene in automatico, bensì necessita dell’uso della calcolatrice.
- Fogli di lavoro Excel
La prima nota Excel è la più diffusa tra liberi professionisti e piccole realtà. Infatti, utilizzando le tabelle, sarà semplice organizzare le proprie operazioni economiche tra righe e colonne. Inoltre, con Excel, si potranno utilizzare delle formule per svolgere in automatico le operazioni riguardo entrate, uscite e saldo progressivo. È sempre consigliato utilizzare un foglio di lavoro per ogni mese e un documento per ogni anno.
- Software contabilità
Le imprese che devono gestire un numero particolarmente elevato di operazioni scelgono spesso di affidarsi a software gestionali. Questi strumenti sono utili per gestire in automatico tutto il flusso di operazioni economiche legate all’attività. Inoltre, consentono di organizzare simultaneamente e velocemente la compilazione di prima nota e libro giornale. Il software gestionale è quindi la soluzione ottimale per aziende, anche di piccole dimensioni, che desiderano tenere sotto controllo la propria contabilità.
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Normativa fiscale e differenza con libro giornale
Prima nota e libro giornale registrano operazioni simili, ma sono documenti diversi. Infatti, la prima nota non è un documento fiscale, mentre il libro giornale è una documentazione richiesta dalla legge. Inoltre, diversamente dal libro giornale, la prima nota non è obbligatoria per legge. La prima nota è particolarmente utile nella compilazione del libro giornale e nella gestione della contabilità aziendale, ma non è soggetta a normative.
La Risoluzione del Ministero delle Finanze n.9/101 del 1979 prevede che la prima nota possa diventare un libro giornale con validità fiscale e giuridica. Ciò accade esclusivamente quando il documento viene regolarmente numerato e bollato prima dell’utilizzo. In questo caso è richiesto che il documento contenta tutte le operazioni finanziarie ed economiche legate all’azienda, proprio come il libro giornale.
Inoltre, l’articolo 24 del DPR n.633/1972 riporta che: “I commercianti al minuto e gli altri contribuenti di cui all’art. 22, in luogo di quanto stabilito nell’articolo precedente, possono annotare in apposito registro, relativamente alle operazioni effettuate in ciascun giorno, l’ammontare globale dei corrispettivi delle operazioni imponibili e delle relative imposte”. In altre parole il documento prima nota è obbligatorio esclusivamente per i commercianti al minuto esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi o con registro di questi in un luogo diverso da quello dello svolgimento dell’attività.
3 vantaggi di compilare la prima nota
Scopriamo 3 vantaggi garantiti all’azienda o al libero professionista grazie alla compilazione della prima nota:
- Aiuta a redigere il libro giornale
Compilare il documento prima nota è essenziale per gestire al meglio la contabilità aziendale e per redigere correttamente il libro giornale. La prima nota consente di tenere sotto controllo quotidianamente le operazioni economiche aziendali e, di conseguenza, di gestire la compilazione del libro giornale al meglio. Infatti, esistono numerosi software gestionali in grado di provvedere alla compilazione simultanea di prima nota e libro giornale.
- Tiene sotto controllo il saldo contabile
Compilare quotidianamente o settimanalmente la prima notta permette all’attività di gestire al meglio le proprie operazioni contabili. Oltre a semplificare il lavoro del commercialista, infatti, la prima nota è particolarmente utile per individuare e analizzare le proprie uscite e le proprie entrate. In questo modo sarà semplice tagliare costi superflui e impostare strategie economiche vincenti.
- Può essere usata in caso di difficoltà
La prima nota è un documento fondamentale che, insieme alla documentazione prevista dalla normativa, permette di gestire al meglio la contabilità generale. Infatti, in caso di difficoltà, questo documento può essere utilizzato come difesa del contribuente. Una contabilità amministrata in modo corretto può rivelarsi lo strumento vincente per evitare situazioni sgradevoli e per provare l’andamento positivo della propria attività.
