Registratore di cassa, la normativa lo rende obbligatorio per le attività commerciali. Ecco la guida all’acquisto: come funziona, quanto costa, quali sono le tipologie e qual è il migliore per la tua attività
Il registratore di cassa è uno strumento indispensabile per qualsiasi esercizio commerciale, un alleato essenziale nella gestione del punto vendita al fine di accrescere il fatturato.
Obbligatorio per legge, il registratore di cassa è lo strumento di cui ogni realtà commerciale ha bisogno. Il registro di cassa è in grado di monitorare le vendite effettuate, annotare le somme di denaro guadagnate e rilasciare lo scontrino al cliente in modo rapido e semplice. In base alle esigenze del singolo punto vendita, il punto cassa può presentare caratteristiche differenti. Dal modello base in grado di agevolare l’elaborazione di pagamenti e di sommare i guadagni, al prototipo tecnologicamente avanzato con touch screen e terminale di pagamento POS.
L’attuale sviluppo tecnologico ha senza dubbio influito nel processo di miglioramento delle prestazioni del registro di cassa. Oggi esistono sul mercato i cosiddetti “punti cassa smart”, caratterizzati da estrema rapidità nell’emissione di fatture e scontrini e da nuove funzionalità quali gestione del magazzino e creazione delle schede clienti. La funzionalità primaria dei registratori di cassa rimane però invariata nel tempo: il ricavo della sommatoria delle entrate in modo semplice e veloce.
Se in passato il punto cassa fungeva esclusivamente da “aiuto” facoltativo per il commerciante, oggi l’adozione di un registratore di cassa fiscale è un obbligo imposto dal Ministero delle Finanze. La legge italiana ha, infatti, decretato l’obbligo per ogni attività commerciale – ad esclusione di alcune – di emettere uno scontrino o una ricevuta fiscale per ogni transazione avvenuta. Ogni ricevuta emessa deve essere conservata dal commerciante ed esibita in caso di eventuale controllo ufficiale.
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Registratore di cassa: quando è obbligatorio? Cosa prevede la normativa italiana?
La normativa italiana prevede che ogni esercizio commerciale debba munirsi di un registratore di cassa per emettere una ricevuta o uno scontrino fiscale per ogni transazione eseguita. Il registratore di cassa fiscale deve essere omologato. Deve inoltre possedere tutte le caratteristiche previste dalla normativa di riferimento. Una volta acquistato il registro, l’esercente dovrà comunicarlo in breve tempo all’Agenzia delle Entrate mediante una raccomandata con ricevuta di ritorno. Ogni anno il commerciante ha l’obbligo di svolgere una verifica riguardo al funzionamento del registro di cassa. Il controllo verrà svolto a spese dell’esercente presso soggetti abilitati dall’Agenzia delle Entrate.
Quando è obbligatorio il registro di cassa? Hanno l’obbligo di dotarsi di registratore di cassa fiscale tutte le aziende con un fatturato fino a 15.000 Euro annui, di cui almeno 7.500 Euro siano calcolati su pagamento contante. Qualora un’azienda decida di non dotarsi di registratore di cassa fiscale, è prevista una sanzione fino a 5.000 Euro. In caso di manomissione dei dati o dello strumento la sanzione potrebbe arrivare fino a 25.000 Euro. Esistono molteplici categorie di commercianti escluse dall’obbligo di dotarsi di registro di cassa, tutte indicate nell’articolo 2 del Decreto del Presidente della Repubblica 696/1966.
Cosa deve apparire sullo scontrino fiscale emesso dal registratore?
- Riferimenti dell’attività commerciale
- Intestazione: ditta, denominazione o ragione sociale;
- Numero di partita IVA dell’attività.
- Informazioni generali
- Data di emissione;
- Orario di emissione;
- Numero progressivo di emissione;
- Quantità e descrizione di ciò che è stato acquistato;
- Logotipo fiscale.
- Dati contabili
- Corrispettivi parziali;
- Corrispettivo totale di spesa;
- Subtotali;
- Eventuali rimborsi;
- Eventuali sconti.
Registro di cassa: componenti e funzionalità
I registratori di cassa moderni sono composti da una parte software e da una parte hardware.
Il software è la componente back-end del registro, quella in grado di registrare e gestire le informazioni riguardanti le transazioni. I software sono sistemi operativi e ogni registratore di cassa ne possiede uno diverso. Esistono software on-site, ovvero sistemi installati su specifici server che richiedono licenze di accesso per ogni dispositivo, e software cloud-based, ovvero sistemi ospitati online utilizzabili da qualsiasi dispositivo mediante credenziali di accesso.
Le componenti hardware sono le parti fisiche del registro di cassa, quelle necessarie per svolgere ogni operazione pratica. Scopriamo quali sono quelle fondamentali di un registro di cassa:
- Interfaccia: monitor e tastiera
L’interfaccia fisica del registratore di cassa è costituita solitamente da un monitor e da una tastiera. Il monitor deve essere collegato a un dispositivo di rete (router, modem, etc.) per poter accedere al software on-site o cloud-based. Il monitor può essere fisso o mobile: molte attività utilizzano un tablet come registro di cassa per comodità. La tastiera ha delle funzionalità base che possono essere personalizzate. Le operazioni più svolte sono: somma, moltiplicazione, annullo, storno, reso e sconto percentuale.
- Stampante scontrini/ricevute fiscali
Tutti i registratori di cassa fiscali devono essere dotati di un’apposita stampante per emettere scontrini e ricevute. La stampante deve essere conforme alle dimensioni prescritte dalla normativa. Anche gli scontrini emessi devono possedere specifiche caratteristiche di validità.
- Cassetto per i contanti
Il cassetto porta contante è una parte fondamentale del registratore di cassa. Il cassetto è diviso in compartimenti di dimensioni diverse per contenere ogni taglio di contante. Al termine di ogni operazione di pagamento è in grado di aprirsi automaticamente e, nei registratori più moderni, calcola il resto da fornire al cliente.
- Terminali di pagamento POS e lettori di carte
Questi dispositivi non sono presenti in tutti i registratori di cassa, ma sono ormai integrati all’interno di qualsiasi attività commerciale. Sono, infatti, fondamentali per accettare pagamenti tramite carta di credito e tramite tecnologie NFC. I terminali POS classici richiedono l’installazione aggiuntiva di un software o di una linea per funzionare. I POS Mobile possono invece funzionare mediante un’apposita applicazione e rete Wi-Fi o 3G e accettare facilmente pagamenti con il telefono.
- Scanner per codici a barre
Il dispositivo scanner non è presente in tutti i registratori di cassa, ma viene ormai utilizzato da quasi tutti gli esercizi commerciali in quanto è essenziale per ridurre i tempi di check-out. Lo scanner è utile per memorizzare automaticamente i prezzi dei prodotti senza il bisogno di digitarli manualmente.
- Verificatore di banconote
Il verificatore è in grado di controllare l’autenticità delle banconote al fine di evitare frodi e truffe. Si posiziona in prossimità del registro di cassa e garantisce sicurezza alle attività anche nei pagamenti in contanti.
Registratore di cassa prezzi: quanto costa?
Il prezzo di un registro di cassa può variare notevolmente. Si parte dai 200 Euro dei modelli tradizionali e semplici per arrivare ai 2.000 Euro dei modelli moderni e tecnologici. I modelli di registratore più acquistati per negozi di piccola e media grandezza si aggirano su prezzi inferiori a 1.000 Euro.
Gli elementi che contribuiscono alla variazione di prezzo sono per lo più le componenti hardware. Acquistare un registratore di cassa con scanner per codice a barre, verificatore di banconote e terminale POS richiede senza dubbio una spesa più elevata. Per quanto riguarda le componenti software, che siano PC-based o cloud-based, vengono fornite con un contratto di leasing. Il contratto prevede un canone mensile o annuale basato sulle funzionalità del software attive (il prezzo varia solitamente da 15 a 30 Euro al mese).
Registratore di cassa, le tre tipologie: classico, PC-based e cloud-based
Esistono molteplici tipologie di registratori di cassa, scopriamo quali sono i tre modelli principali:
- Registratore classico
Il registratore di cassa classico è la versione più antica del punto cassa ed è munito esclusivamente di una tastiera per svolgere le operazione di calcolo principali. Negli anni il registratore classico si è evoluto integrando, tramite strumenti esterni, nuove funzionalità quali lettura di codici a barre o modalità di pagamento digitali. I registratori classici sono muniti di una stampante fisica per stampare scontrini. Questi strumenti sono poco consigliabili oggi, in quanto dispongono di funzionalità limitate e poco pratiche.
- Registratore PC-based
I registratori di cassa su PC sono tra i più utilizzati attualmente. I registratori PC-based si basano su un software che può integrare diverse funzionalità utilizzando semplicemente un’interfaccia grafica. Esistono software basilari e software in grado di garantire una gestione completa dell’attività. Questi sistemi si utilizzano per lo più per mantenere i dati esclusivamente all’interno dei propri hardware. L’accessibilità è, infatti, limitata ai device configurati per il sistema. In altre parole il sistema funzionerà esclusivamente su un terminale abilitato, non sarà possibile utilizzarlo da altri dispositivi. I sistemi PC-based richiedono per l’installazione l’intervento di tecnici informatici. Il registratore PC-based è particolarmente indicato per i grandi business di vendita al dettaglio.
- Registratore cloud-based
Il registratore di cassa cloud-based è l’ultima frontiera in ambito punto cassa, accessibile semplicemente usando un’App. A differenza dei registratori PC-based, i sistemi cloud non sono associati ad uno specifico dispositivo. Risultano, infatti, accessibili da qualsiasi device mediante apposite credenziali. In altre parole il commerciante può creare molteplici accessi per i propri dipendenti: in questo modo ogni collaboratore potrà utilizzare il registratore di cassa dai propri dispositivi personali. Ogni accesso avrà delle funzionalità differenti: l’esercente potrà scegliere un ruolo e delle funzioni per ogni profilo. I registratori di cassa cloud-based sono semplici da utilizzare e non richiedono l’intervento di tecnici per l’installazione. Sarà sufficiente scarica l’apposita applicazione sul proprio smartphone o tablet per avere accesso al sistema gestionale. Questa tipologia di registratori è particolarmente adatta per piccole attività munite di un lettore di carte Bluetooth portatile: le ricevute verranno inviate al cliente via email o SMS.
3 consigli per scegliere il registro di cassa giusto per la tua attività
La scelta del punto cassa per la propria attività è un’attività indispensabile. Ecco 3 utili consigli per acquistare il registro ideale:
- Accertati della necessità dello scontrino fiscale per la tua attività
La prima operazione da svolgere nella scelta del proprio registratore di cassa è l’accertamento relativo alla necessità di emissione di scontrino fiscale. Alcune attività commerciali, infatti, non hanno l’obbligo di emettere ricevute e scontrini. Nell’articolo 2 del Decreto del Presidente della Repubblica 696/1966 sono elencate tutte le attività escluse dalla normativa. Nel caso in cui l’attività non necessiti di un registratore di cassa fiscale, sarà sufficiente dotarsi di un punto cassa semplice ed economico per migliorare la gestione del check-out. Qualora l’esercizio commerciale risulti invece sottoposto all’obbligo, è sempre consigliato l’acquisto di un registro smart e moderno. I registri più moderni, ovvero cloud-based, consentono modalità di accesso semplici e costi ridotti. I punti cassa smart dispongono inoltre di funzionalità in grado di gestire in modo ottimo l’intero processo di check-out.
- Calcola il volume dei tuoi affari
La scelta del registro di cassa dipende inevitabilmente dal volume di affari dell’attività commerciale. I terminali classici senza software sono consigliati per lo più per le attività con pochi clienti e senza l’obbligo di emissione di scontrino fiscale. Se invece si possiede un giro d’affari medio-ampio, è consigliabile dotarsi di un registro di cassa PC-based o cloud-based, ovvero dotato di un software in grado di gestire molteplici attività. È sempre utile acquistare un punto cassa dotato di cassetto porta contati e di terminale POS per accettare transazioni con carte e pagamenti digitali.
- Considera lo spazio a disposizione nel tuo negozio
Lo spazio fisico a disposizione per il registratore di cassa è un’altra variabile da considerare durante il processo di selezione e acquisto. Se si vuole evitare di dedicare molto spazio al punto cassa, è consigliabile acquistare un registratore cloud-based che consenta mobilità. Il sistema cloud-based permette, infatti, l’installazione del software gestionale su smartphone e tablet.
