Dal libero professionista, al manager di azienda, fino al responsabile della comunicazione: sapere come scrivere una mail in inglese serve a tutti.
Sapere come scrivere una mail in inglese è il biglietto da visita e il punto di partenza per qualunque tipo di comunicazione in ambito lavorativo.
Anche se al giorno d’oggi si presuppone che si abbiano le competenze basilari per poter comunicare in ambiente lavorativo anche con persone straniere, saper utilizzare il linguaggio, la terminologia e l’approccio giusto nello scrivere una mail in inglese, non è sempre così scontato.
Ce lo hanno insegnato a scuola, lo abbiamo utilizzato per anni, eppure non siamo sempre sicuri che il vocabolo che stiamo utilizzando sia quello corretto, questo perché in realtà scrivere una mail in inglese con il giusto stile e la giusta terminologia non è così semplice come può sembrare.
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Scrivere una mail in inglese: 10 trucchi per non sbagliare
Se stai leggendo questo articolo è perché hai capito che è importante non sottovalutare la scrittura in inglese, anche di una semplice mail di lavoro, e vuoi essere sicuro di non fare errori. Ecco alcuni utili consigli:
1) Utilizza sempre il linguaggio formale
Che tu stia parlando con un tuo pari, con un tuo superiore o con un potenziale cliente, preferire il linguaggio formale rispetto all’informale è sempre una buona idea. Se in apertura usi la formula “Hello Mr, Hello Mrs, Hello Dr.” Non ti puoi sbagliare.
2) Scrivi frasi corte e concise, dichiarando da subito il motivo per cui stai scrivendo
Una cosa importante da tenere in considerazione quando si scrive in inglese è che la grammatica e la costruzione delle frasi sono molto diverse da quelle italiane. Per essere sicuro che il tuo interlocutore capisca subito di che cosa si sta parlando e qual è l’obiettivo della tua email, occorre essere chiari, espliciti e concisi. Utilizzare la formula “I’m writing to…” come introduzione a ciò che si vuole dire è sempre una buona norma per scrivere una mail in inglese nel modo corretto.
3) Fai molta attenzione all’oggetto
Si sa che oggi tutti quanti riceviamo migliaia di email e che molte di queste non vengono neanche aperte. Per catturare l’attenzione del nostro interlocutore, è indispensabile scrivere un oggetto chiaro e accattivante. Un modo per farlo in inglese, è utilizzare la lettera maiuscola per sostantivi, verbi e avverbi con più di 4 lettere (Because, That, ecc..) e la minuscola per articoli, congiunzioni e preposizioni (from, by, to, ecc..). Un esempio? “Best Marketing Service with 50% Discount”
4) Ricordati di ringraziare il lettore
Dire grazie non è mai sbagliato, ma in una conversazione via email e formale è ancora più importante. Se ci dimentichiamo di ringraziare il nostro lettore per il tempo che ci ha dedicato nella lettura della nostra mail, tutto il nostro lavoro sarà probabilmente percepito in maniera diversa, certamente peggiore.
5) Utilizza il linguaggio indiretto
Anche se abbiamo detto che per scrivere una mail in inglese occorre pensare come se fossimo inglesi, quindi con frasi corte e concise, questo non significa che essere troppo diretti sia un bene. Come spesso ci tocca fare in Italiano, anche in inglese dovremo pensare a come dire le cose al nostro interlocutore nella maniera più diplomatica possibile. Ad esempio, invece di dire “Sorry, I can’t make it” dovremo dire “I am afraid I will not be able to attend.”
6) Occhio ai titoli
Una cosa che forse non tutti sanno è come si utilizzano i titoli (Mr, Mrs, Miss, Dr.) nella maniera corretta. Quante volte ci capita di non sapere se la persona a cui stiamo scrivendo sia una donna sposata oppure no e siamo in dubbio su quale titolo utilizzare?
La regola dice che, nel caso si parli con donne di cui non si ha certezza dello stato civile di appartenenza, sia meglio utilizzare Mr, piuttosto che sbagliare. Il titolo Mr infatti è utilizzato in forma neutra proprio per evitare questo genere di errori.
7) Think positive
Pensare positivo non ci aiuta solamente a vivere meglio, ma anche a scrivere una mail in inglese nel modo giusto. Questo perché avere un linguaggio proattivo e cordiale mette di buon umore il lettore. Evitare espressioni troppo brusche come “it’s a bed idea” o “this is too hard for me” e preferire frasi come “We would appreciate it if you could send us more detailed information about”.
8) Utilizza nel modo giusto la punteggiatura
Per scrivere una mail in inglese nel modo giusto ricordiamoci anche della punteggiatura. La virgola, il punto e virgola, il punto, il punto esclamativo, fanno tutti parte del linguaggio e hanno la stessa importanza delle parole. Evitiamo di utilizzarli troppo o troppo poco.
9) Non dimenticarti la firma
Sapere con chi sto parlando aiuta chi legge a stabilire un contatto e intraprendere una relazione. Per questo scrivere una mail in inglese senza errori presuppone una frase di chiusura che contenga la firma del mittente. Oltre al nome e cognome, sarebbe auspicabile inserire quante più informazioni possibili sulla nostra azienda, come il sito web e i canali social, e i nostri riferimenti personali (numero di telefono o contatto skype).
10) Rileggi sempre la mail prima di inviarla
Infine una regola importante, spesso sottovalutata e che vale non solo per scrivere una mail in inglese, ma anche per tutte le altre: rileggere con attenzione prima di inviare, controllando bene anche tutti gli allegati. Non sarebbe di certo un buon punto di partenza inviare una mail con degli errori.
