Smart office: l’automazione per semplificare i processi aziendali
L’intelligenza artificiale, grazie alle sue caratteristiche innovative e alla sua enorme potenzialità di sviluppo, è in grado di rivoluzionare l’ambiente lavorativo rendendolo “smart”. Nel 2018 il 62% delle aziende desidera investire fondi significativi nell’implementazione di tecnologie intelligenti per creare Smart office e digital workplace.
I dati emersi dalla ricerca di Dimension Data “The Digital Workplace Report: Transforming Your Business” evidenziano chiaramente l’importanza che le imprese conferiscono al proprio ambiente lavorativo. Uno Smart office consente, infatti, di ricavare un notevole risparmio energetico ed è alla base del processo di semplificazione e automatizzazione degli impianti.
Per accrescere i propri profitti in modo significativo sono necessarie l’ottimizzazione di tutti i processi produttivi e l’offerta di esperienze d’acquisto totalmente appaganti per i consumatori. Organizzare la propria attività all’interno di uno Smart office può rivelarsi uno strumento indispensabile per raggiungere rapidamente traguardi di business considerevoli.
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Smart office: cos’è e come funziona
Gartner, società leader mondiale in ricerca e analisi Information Technology, definisce l’ambiente di lavoro intelligente come “una strategia d’impresa che abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci, sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti”. Lo Smart office è quindi un approccio digitale basato sull’unione di nuovi spazi lavorativi tecnologici, lavoratori e processi aziendali con lo scopo di ottimizzare il rendimento e i profitti dell’attività.
Gli Smart office sono veri e propri ecosistemi di tecnologie innovative finalizzati alla massimizzazione del rendimento aziendale e basati su spazi d’ufficio e lavoratori sempre più connessi mediante strumenti e dispositivi intelligenti. La realizzazione di ambienti Smart office finalizzati alla cooperazione con dipendenti sempre più connessi e itineranti è resa possibile grazie a strumenti come intelligenza artificiale, dispositivi Internet of Things (IoT), machine learning e strumenti analytics di big data.
Gli uffici innovativi sono caratterizzati da spazi totalmente nuovi, come meeting room destinate al networking, e da una rete di comunicazione unicamente wireless, in grado di garantire uno stato di connessione costante anche al di fuori dell’ambiente lavorativo.
Un’ulteriore caratteristica fondamentale degli uffici smart è la capacità di supportare la creatività dei propri lavoratori mediante ambienti luminosi, ampi e ricchi di elementi naturali: in uno Smart office sono, infatti, sempre presenti un ingresso luminoso e accogliente, uno spazio relax e una cucina dove trascorrere in compagnia le pause pranzo.
Quali sono le caratteristiche di uno Smart office?
Un ufficio smart è dotato di alcune funzioni tecnologiche di automazione in grado di personalizzare l’esperienza d’uso degli ambienti lavorativi e di comunicare attivamente con tutti i team di lavoratori.
Scopriamo quali sono le caratteristiche e gli strumenti più innovativi presenti in uno Smart office:
- Intelligenza artificiale
Gli Smart office sono caratterizzati dalla presenza di sistemi IoT avanzati e automatizzati: il machine learning e l’intelligenza artificiale vengono utilizzati per ottimizzare il rendimento aziendale e per migliorare l’esperienza lavorativa dei dipendenti. Funzioni come controllo automatico dell’illuminazione, monitoraggio delle stanze, gestione integrata della luce solare e programmazione oraria automatizzata sono fondamentali non solo per ottimizzare l’esperienza dei collaboratori, bensì anche per registrare un notevole risparmio di risorse economiche ed energetiche.
- Assistenti virtuali
L’implementazione di una tecnologia Smart office con sistemi IoT permette ai lavoratori di semplificare e organizzare la propria attività in ufficio mediante l’utilizzo di assistenti virtuali programmati con tecniche di intelligenza artificiale: recependo il comando vocale in tempo reale, l’assistente vocale può rispondere nel giro di pochi secondi consentendo al lavoratore di risparmiare una quantità di tempo notevole.
- Tecnologie immersive AR/VR
Gli Smart office si contraddistinguono per l’utilizzo di applicazioni di realtà aumentata e realtà virtuale: le tecnologie AR e VR sono utili per gestire processi di analisi e di produzione interni e per mostrare azioni e report realistici durante i momenti di meeting.
- Crowdsourcing e silo buster
I digital workplace sono caratterizzati dall’utilizzo di strumenti finalizzati alla condivisione di idee e al raggiungimento di obiettivi business: esistono network e blog interni gestiti direttamente dal personale con lo scopo di condividere informazioni e affiancare virtualmente ogni lavoratore.
Smart office: i nuovi aspetti organizzativi
L’implementazione di una tecnologia Smart office permette alle aziende guadagni significativi in termini di produttività, richiede però la ricerca di nuovo personale con competenze adeguate: le società necessitano, infatti, di collaboratori qualificati in diversi settori aziendali:
- Settore analisi big data: i nuovi dispositivi IoT e le nuove tecnologie di uno Smart office sono in grado di raccogliere una quantità innumerevole di dati. Per analizzare correttamente le nuove tipologie di informazioni, le aziende hanno bisogno di personale qualificato ed esperto nel settore;
- Reparto IT: uno Smart office è caratterizzato dalla presenza di strumenti altamente automatizzati e tecnologici che possono essere programmati con diverse modalità sulla base delle differenti necessità aziendali. Un’azienda che opera all’interno di uffici intelligenti necessita personale IT in grado di programmare, utilizzare e analizzare strumenti in costante sviluppo;
- Gestione delle strutture: lo spazio lavorativo e gli impianti fisici di uno Smart office subiscono continui mutamenti in quanto gli spazi di lavoro vengono continuamente modificati e ottimizzati sulla base delle analisi dei dati e dei risultati ottenuti;
- Risorse umane: i responsabili delle risorse umane possono utilizzare uno Smart office per ottimizzare l’immagine dell’azienda agli occhi dei possibili talenti da reclutare. Un’ufficio abilitato a tecnologie IoT migliora notevolmente la reputazione aziendale e può risultare uno strumento essenziale per presentare la propria azienda ai potenziali nuovi collaboratori.
La rivoluzione dell’ambiente lavorativo e delle logiche di produzione comporta un cambiamento notevole anche all’interno del sistema organizzativo aziendale richiedendo l’utilizzo di nuove strategie di leadership in grado di ottimizzare l’attività nei digital workplace:
- I leader e i manager aziendali devono abbandonare le logiche piramidali e promuovere il senso della community: collaborazione e apertura a idee sempre innovative sono fondamentali per organizzare uno Smart office efficiente e ottenere risultati considerevoli;
- È fondamentale ottimizzare i propri strumenti di lavoro: ambienti e comunicazioni virtualizzati sono strumenti essenziali per ideare strategie di digital business efficaci;
- L’enpowerment, ovvero la capacità di responsabilizzare i propri collaboratori, è una caratteristica essenziale per un leader che desidera organizzare uno smart working efficace: le connessioni costanti e i dispositivi virtuali permettono ai lavoratori di personalizzare la propria attività con idee innovative che potrebbero rivelarsi utili per ottimizzare il business aziendale.
Smart office: benefits per il tuo business
I benefici derivanti dalla scelta di una struttura Smart office risultano evidenti:
- Soddisfazione e produttività dei lavoratori
L’utilizzo di intelligenza artificiale e di dispositivi IoT comporta l’automatizzazione di molte procedure difficoltose e ripetitive: in questo modo i dipendenti possono applicare le proprie capacità in attività innovative e più stimolanti. I sistemi intelligenti permettono inoltre ai lavoratori di ricercare e condividere informazioni molto facilmente.
- Riduzione dei margini di errore
Con l’applicazione di procedure e strutture smart è possibile ridurre al minimo i margini di rischio e di errore: l’eliminazione quasi totale dei rischi rende le attività lavorative maggiormente mirate e favorisce la creatività e lo sviluppo di nuove procedure personalizzate.
- Ottimizzazione della reputazione aziendale
Modalità lavorative moderne e basate sulla reciproca collaborazione risultano molto attrattive: i potenziali lavoratori e i clienti che visitano uno Smart office potrebbero rimanere piacevolmente colpiti dalle modalità di organizzazione del lavoro e riportare così feedback positivi sull’attività stessa.
- Distribuzione ottimale degli spazi
La razionalizzazione degli investimenti immobiliari è una conseguenza diretta dell’ottimizzazione dell’ambiente lavorativo: la classica scrivania non è più l’elemento caratterizzante di un ufficio, le attività in uno Smart office, infatti, vengono programmate e svolte soprattutto in spazi comuni di meeting.
- Riduzione dei consumi energetici
L’utilizzo di sistemi centralizzati e la gestione automatizzata dell’ambiente lavorativo sono attività essenziali per contenere i propri investimenti: la scelta di strumenti cloud e di device intelligenti permette di avere accesso a diverse tipologie di applicazioni senza il bisogno di investimenti in hardware specifici e non economici.
- Accelerazione dei processi di innovazione
Strumenti tecnologici IoT e spazi fisici smart permettono una comunicazione ottimizzata tra i vari settori aziendali: il continuo scambio di idee è un’attività fondamentale per creare team connessi e per accelerare i processi di produzione e d’innovazione aziendali.
