Come fare una videoconferenza: 8 tool per comunicare a distanza nel modo migliore
Quando si parla di smartworking e lavoro a distanza, le videoconferenze e i meeting aziendali sono all’ordine del giorno. Ma come si organizza una riunione a distanza?
Soprattutto negli ultimi mesi, a causa dell’ampia diffusione dello smartworking, i meeting a distanza e le videoconferenze stanno diventando sempre più popolari all’interno di aziende di ogni dimensione. Infatti, per coordinare al meglio il lavoro a distanza, soprattutto se si tratta di progetti di gruppo, è indispensabile fissare delle video conference al fine di allinearsi condividendo obiettivi, aggiornamenti e sviluppi.
Sono molte le aziende che hanno optato per fissare le proprie riunioni in modalità digitale: infatti, una videoconferenza online consente di risparmiare tempo e costi raggiungendo comunque gli obiettivi di comunicazione prefissati.
La maggior parte delle attività utilizza le video call per condividere aggiornamenti riguardo alle modalità di lavoro, ma sono altrettante le aziende che scelgono di utilizzare programmi per videoconferenze di gruppo per effettuare colloqui di lavoro o per condividere webinair di formazione aziendale.
Ma, quali sono i tool online che permettono di organizzare videoconferenze in modo semplice e professionale? Scopriamolo insieme.
Programmi per videoconferenza di gruppo: gli 8 tool migliori
Ecco quali sono gli 8 strumenti da non perdere per chi desidera organizzare una videoconferenza di lavoro:
- Skype
Skype è uno dei programmi maggiormente noti e utilizzati in ambito videoconferenze. Infatti, grazie alla sua partnership con Microsoft, Skype si trova preinstallato in tutti i dispositivi e risulta uno dei tool di call e messaggistica preferiti dalle realtà business.
Nella sua versione base e gratuita, Skype consente di scambiare tra due o più utenti contemporaneamente messaggi e file multimediali in modo semplice e sicuro. Ma, la vera caratteristica distintiva di questo programma è la funzionalità videoconferenza Skype.
Infatti, in modo gratuito e semplicemente disponendo di una connessione internet, è possibile organizzare chiamate vocali e videoconferenze fino a 10 persone in contemporanea. La grafica è ottima e la qualità dell’audio non è da meno. Infine, durante le chiamate, Skype permette di condividere automaticamente lo schermo per facilitare l’esposizione di idee e contenuti tra tutti i partecipanti.
- Meet – Google Hangouts
Google Meet è il tool di G Suite messo a disposizione da Google per tutte le attività che desiderano organizzare videoconferenze in modo semplice e gratuito. Proprio come Skype, anche Meet funziona semplicemente grazie a una connessione a internet e permette di effettuare sia chiamate vocali che video call.
Anche Meet presuppone un limite di 10 partecipanti per chiamata, anche se con le soluzioni a pagamento G Suite Enterprise e Business è possibile estendere il numero di partecipanti fino a 100 persone.
La vera caratteristica distintiva di Meet è la comodità dovuta all’integrazione con i servizi Google: infatti, per mandare l’invito per partecipare a una videoconferenza basterà copiare il link generato da Meet e allegarlo ad una e-mail o a un evento pianificato con Google Calendar. Il destinatario dovrà semplicemente aprire il link e abilitare il proprio microfono per prendere parte alla chiamata.
- Zoom
Zoom è un altro tool leader nel settore videochiamate e videoconferenze. Infatti, disponibile sia in versione desktop che in versione App mobile, Zoom è noto per la sua ottima qualità audio e video.
Come si usa Zoom? Zoom permette di organizzare conferenze one to one illimitate, mentre per quanto riguarda le riunioni di gruppo non esistono limiti di numero, bensì di tempo: infatti, il limite massimo della durata della chiamata è di 40 minuti. Anche Zoom, proprio come Skype, offre la possibilità ai partecipanti di condividere messaggi e file durante la chiamata grazie a una chat di gruppo.
Nella versione desktop è possibile vedere contemporaneamente tutti i partecipanti, mentre nella versione mobile le schermate mostrano i partecipanti divisi in gruppi di 4 persone. Anche in questo caso sarà possibile inviare direttamente richieste di partecipazione generando un link da condividere per facilitare l’accesso a tutti i partecipanti.
- Teleskill Videoconferenza Live
Teleskill è un software di videoconferenza pensato soprattutto per realizzare webinair di formazione aziendale. Infatti, la vera caratteristica distintiva di questo tool è la possibilità di salvare le proprie video call e di renderle consultabili anche in un secondo momento. Questa funzionalità risulta particolarmente apprezzata dalle realtà che necessitano di condividere informazioni e corsi di formazione aziendale.
Teleskill è un tool leggero che non richiede alcuna installazione ed è compatibile con i più noti CMS come WordPress e Joomla: questa particolarità lo rende ottimo anche per liberi professionisti e piccole imprese che lavorano online in autonomia.
- Cisco Webex
Cisco Webex è un tool molto utile per realizzare conference call e videoconferenze. Infatti, il solo pacchetto base gratuito di questo software consente di includere nella videoconferenza fino a 100 partecipanti. Per questo Webex è un tool particolarmente apprezzato dalle aziende con un numero di dipendenti elevato.
Webex, oltre ad essere caratterizzato da un’ottima qualità audio e video, dispone della funzionalità condivisione schermo, registrazione su cloud e sale riunioni personali. È uno spazio di video conference particolarmente organizzato che consente di realizzare meeting e riunioni in modo pratico e professionale.
- Slack
Slack è un altro tool perfetto per chi deve organizzare il lavoro a distanza, in particolar modo riunioni e videochiamate. Si tratta di un software completo in grado di offrire la possibilità di videochiamarsi e di condividere file di qualsiasi tipologia in tempo reale grazie a una live chat.
La vera particolarità di questo tool è la versatilità con cui permette di realizzare comunicazioni mirate per ogni team aziendale: è possibile creare più gruppi di comunicazione e, all’interno di questi, inviare messaggi privati o inviti per conference call.
Anche in questo caso esiste una versione gratuita che supporta fino a 15 partecipanti per chiamata, ma esistono anche numerose versioni a pagamento per realtà aziendali più strutturate.
- Oovoo
Oovoo è il tool che rappresenta l’alternativa più simile a Skype sia per videochiamate private che per conference call aziendali. Infatti, si tratta di un’App gratuita scaricabile sia su desktop che su dispositivi mobile iOS e Android: dispone di un’ottima funzionalità video e audio e di un sistema di messaggistica istantanea che consente di condividere comunicazioni e file in tempo reale.
Anche in questo caso esiste un limite di partecipanti alla chiamata che è di 12 persone. La grafica giovanile e le funzionalità intuitive rendono questo tool perfetto per realtà giovani e smart che prediligono il lavoro agile.
- Zohoo Meeting
Zohoo Meeting è un altro tool gratuito perfetto per chi è alla ricerca di una soluzione semplice e completa per organizzare videoconferenze online. Infatti, proprio come Skype, mette a disposizione degli utenti le funzionalità di condivisione schermo e live chat. Inoltre, per non perdere informazioni e per facilitarne l’archiviazione, questo programma dispone della funzionalità di archiviazione dei video.
Zohoo Meeting è particolarmente apprezzato poiché è completamente compatibile con tutti i calendari e risulta particolarmente comodo in quanto imposta promemoria automatici in corrispondenza di riunioni ed eventi prefissati.
Questi tool di videoconferenza risultano particolarmente utili soprattutto per le attività impegnate con smartworking e lavoro da remoto. Ma, per poter organizzare al meglio il lavoro a distanza, attività e aziende non devono preoccuparsi esclusivamente della comunicazione: infatti, è importante saper gestire al meglio anche altri settori aziendali, come quello dei pagamenti, per poter ottenere risultati di business significativi.
